Beheren van een groepsdossier

Owned by Patrick van Vugt (Unlicensed)
Last updated: Aug 04, 2015 by Michelle Taelman (Unlicensed)

Inhoud

Locatie 

In dit onderdeel wordt beschreven hoe men een groepsdossier kan aanmaken, wijzigen en verwijderen. Het beheren van een groepsdossier gebeurt via het iconenmenu. 

Wanneer u op het groene Toevoegen icoon klikt moet u kiezen voor Toevoegen groepsdossier.

Algemeen

U kunt ook een bestaand groepsdossier wijzigen, hiervoor moet u enkel maar dubbelklikken op een groepsdossier in de lijst of gebruik maken van het blauwe icoon Bewerken in het iconenmenu. Vervolgens krijgt u volgend venster te zien:

Het groepsdossierbeheer bestaat uit een reeks tabbladen waarmee uw dossier kan worden ingesteld. Elk tabblad bestaat uit talrijke velden waar u gegevens kunt invullen. Deze gegevens zullen gebruikt worden om uw dossier te vervolledigen.

Het groepsdossierbeheer bestaat uit de hoofdgegevens en de reeks van tabbladen. De hoofdgegevens zijn belangrijke gegevens die op elk reisdossier worden vermeld zoals de klant (die u kan ophalen via het vergrootglas), vertrek- en terugdatum van de reis (of het aantal nachten) , de leverancier, de bestemming, munt,...

Aangezien het al om een groepsdossier gaat, kunt u ook de Groep meegeven. Als laatste kunt u ook instellen of dit dossier manueel gefactureerd wordt en of deze gegevens weergegeven moeten worden in waarschuwingen en rappels.

Als laatste kunt u ook de type reis instellen (familiereis, groepsreis, single reis) en de rekening van de klant.

 

Belangrijk!

De datum van creatie kan ook aangepast worden maar enkel door de administrator. Dit doet u aan de hand van het datumicoon bovenaan:

Vandaar kunt u de datum van creatie manueel aanpassen (als u administrator bent binnen het TravelNote programma).

Klik steeds op Ok om het scherm te verlaten en de gegevens te bewaren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.

 

Het resultaat van de hoofdgegevens zal er ongeveer zo uit zien op het dossier:

Tabbladen

Naast de hoofdgegevens hebben we nog een hele reeks tabbladen die kunnen worden ingesteld, die gaan we ook één voor één verklaren.

Verklaring van de tabbladen:

  • Groepsreis
  • Logement
  • Overige
  • Artikelen
  • Kosten
  • Vluchten
  • Essen/prefer
  • Faciliteiten
  • Financiële documenten
  • Klanteninfo
  • Vervoer