Verwerken van reischeques

Inhoud

Algemeen

Deze handleiding betreft de verwerken van de reischeques in de dossiers en ook de correcte verwerking van reischeques in de boekhouding. Vooraleer u deze verwerking uitvoert is het aan te raden dit te overlopen met uw boekhouder.

Uw boekhouder dient dan de betaalmethode reischeque en de artikelcode reischeque goed te plaatsen in TravelNote. Hij doet dit bij Configuratie reischeques.

Beheer reischeques

Het beheer van reischeques geeft u een overzicht van alle reischeques en hun openstaand saldo.

U vindt dit onder het tabblad Documenten > Reischeques:

Bij het beheer van reischeques heeft u alle reischeques in één overzicht met nummer, bedrag, het dosssier, de creatiedatum, de geldigheidsdatum en beschikbaar bedrag. U kunt ook zien als de reischeque gebruikt of terugbetaald is.

Onderaan kunt u bij het selecteren van een reischeque, deze afdrukken en/of e-mailen. 

Voor de afdruk van een reischeque heeft u twee versies. De standaardversie van TravelNote met uw eigen logo en versie 2 voor te printen op een vooraf opgemaakte lay-out. U bekomt versie 2 door het vinkje Versie 2 aan te vinken en vervolgens te klikken op reischeque afdrukken of reischeque e-mailen.

Wanneer u een reischeque wijzigt, ziet u de volgende gegevens:

• Datum creatie: Datum van aanmaak;
• Nummer: Nummer van de reischeque, automatisch door TravelNote bepaald;
• Aangekocht door: Persoon/bedrijf die de reischeque heeft aangekocht:
• Aangekocht voor: Dit is niet verplicht, het is mogelijk dat dit niet geweten is. Indien u dit wenst toe te voegen op de reischeque, dient u de bestemmeling uit de lijst van bestaande klanten te selecteren (= voor een niet gekende bestemmeling dient u eerst een klantenfiche aan te maken in het klantenbeheer):
• Origineel bedrag: Waarde van de reischeque;
• Beschikbaar bedrag: Wanneer de reischeque gebruikt wordt om een reis te betalen, komt dit automatisch in mindering;
• Dossier: Het dossier waarvoor de reischeque is aangemaakt;
• Opmerkingen
• Gebruikt: Indien de reischeque reeds gebruikt is, kunt u dit manueel aanvinken;
• Terugbetaald: Indien de reischeque is terugbetaald, kunt u dit manueel aanvinken.
• Historiek: De historiek toont u alle dossiers waarvoor de reischeque reeds als betaalmiddel is ingewisseld met bijhorend bedrag.

Reischeque opmaken voor klant

De klant komt een reischeque kopen. U moet hiervoor een reisdossier aanmaken voor de klant. 

Dossier reischeque opmaken

U moet een dossier opmaken voor de klant. U selecteert de klant en bij dossierstatus kiest u voor status Reischeque. 

Artikel reischeque toevoegen aan dossier

1. U voegt een nieuw artikel toe. Selecteer hierbij als leverancier uw reisbureau & bijhorende artikelcode. Het is belangrijk dat het gekozen artikel goed geconfigureerd is door de administrator, zie Configuratie artikel;
2. Vul de waarde in van de reischeque:
3. Klik rechts op de grijze balk van Reischeque op de 3 puntjes:

Het systeem zal een melding geven met de vraag als een nieuwe reischeque aangemaakt mag worden. Als u Ja kiest wordt de reischeque onmiddellijk aangemaakt en staat het nummer van de reischeque in het reischeque veld: 

U slaat het dossier op en kunt de betaling van de klant inboeken via Betalingen inboeken

De reischeque kunt u terugvinden bij beheer reischeques. Daar kunt u de reischeque afdrukken en/of mailen naar de klant.

U kunt dit via Documenten > Reischeques :

U zoekt de reischeque op en selecteert de reischeque:

U kunt ook het veld aangekocht voor aanpassen via Wijzigen en klikken op de 3 puntjes: 

De bestemmeling dient u uit de lijst van bestaande klanten te selecteren (= voor een niet gekende bestemmeling dient u eerst een klantenfiche aan te maken in het klantenbeheer)

U kunt de reischeque ook afdrukken via de knop reischeque afdrukken. De reischeque wordt steeds opgemaakt in de taal van de klant (schenker): 

De bedoeling van het bijhouden van deze reischeques is dat u deze reischeque kan selecteren wanneer een klant hiermee een reis betaalt.

Zo kunt u opvolgen hoeveel waarde nog beschikbaar is op een bepaalde reischeque.

Reischeque inwisselen (gebruiken om een reis aan te kopen)

De klant wenst een reis te boeken en dit met een ontvangen reischeque te betalen.

U maakt een nieuw reisdossier aan zoals gewoonlijk:

U boekt de betaling in, via Modules > Inboeken betaling

U vult het bedrag in, selecteert de betaalwijze Reischeque en u dient nu de correcte reischeque uit uw Beheer Reischeques te selecteren.

 Vervolgens klikt u op Inboeken. Op dat moment is het bedrag van 1000 € van reischeque 3 afgehaald.

Reischeque aanmaken voor geannuleerde artikels (of geannuleerd dossier) i.p.v. terugbetaling

Wanneer men een reischeque wenst te geven aan de klant in plaats van een terugbetaling volgt men deze werkwijze.

U annuleert het dossier en/of de artikels voor de klant. U doet dit best via Annulatie uitvoeren/opheffen. 

Na de annulatie komt het terug te betalen bedrag automatisch te staan bij openstaand dossier:

Eerst moet u de reischeque aanmaken.

U doet dit onder het tabblad Documenten > Reischeques:

U klikt op toevoegen en vult de nodige gegevens aan:

U dient het dossier waarvoor u de reischeque wenst aan te maken te koppelen bij deze reischeque. U kunt dit doen door bij dossier op de '...' te klikken.

U klikt op OK en deze reischeque is aangemaakt: 

Vervolgens moet u nog de terugbetaling op het dossier boeken.

U selecteert het dossier en klikt op Inboeken betaling:

U boekt de terugbetaling op betaalmethode reischeque en selecteert de zonet gemaakte reischeque:

Vervolgens klikt u op Inboeken. Bijgevolg staat het dossier op nul:

Als u de reischeque opnieuw opzoekt , staat deze nog altijd beschikbaar:

Daarnaast is ook boekhoudkundig alles correct afgehandeld als u deze manier volgt.

Reischeque terugbetalen

U kunt hetzelfde artikel negatief toevoegen in het oorspronkelijk dossier.

U selecteert de reischeque en klikt op Artikel dupliceren 

Vervolgens maakt u de prijs negatief:

Als u klikt op Ok staat uw dossier correct:

Bij het opslaan van uw dossier zal u zien dat het openstaand saldo correct is:

Wanneer u de klant terugbetaald wordt dit bedrag onmiddellijk op het dossier geboekt en komt het openstaand saldo van het dossier op nul.

U dient nu nog uw Beheer Reischeques correct te plaatsen. U zoekt de reischeque op bij Documenten > Reischeques.

U klikt op wijzigen en duidt aan dat de reischeque wordt terugbetaald:

Bijgevolg past het beschikbaar saldo van de reischeque aan:

Reischeque achteraf toekennen aan ingeboekte betaling

Onderstaande betaling voor een reischeque is ingeboekt maar zonder deze te koppelen aan een effectieve reischeque. Je kan in TravelNote deze reischeque achteraf nog koppelen door te klikken op wijzigen reischeque.

Je kan dan de juiste reischeque selecteren:

En TravelNote kent automatisch de reischeque toe:

Configuratie reischeques (enkel voor administrator)

Configuratie artikel

Eerst moet u controleren of het artikel reischeque correct staat in uw TravelNote. 

U doet dit onder het tabblad Modules > Beheer artikelen

U zoekt op als er een artikel Reischeque bestaat. Indien de artikelcode reischeque (of waardebon of vakantiecheque...) bestaat kunt u deze aanpassen. Indien de artikelcode niet bestaat, kunt u dit artikel toevoegen.

Bij het artikel moet u volgende zaken instellen:

• Artikelcode: Unieke code van het artikel;
• Omschrijving Nederlands:  Omschrijving van het artikel;
• Bestemming: Alle;
• Leverancier: Het reiskantoor is de leverancier. Dit is de naam van het reiskantoor en alle reischeques worden op deze leverancier geboekt;
• Btw-regime: Een reischeque is vrij van btw. Voor Belgische klanten is dit de code VR;
• Grootboek rekening: De grootboekrekening voor de reischeques. Deze rekening dient overeen te stemmen met de grootboekrekening bij de betaalmethode reischeque;
• Artikeltype: Divers of reischeque.

Configuratie betaalmethode

Eerst moet u controleren of het betaalmiddel reischeque correct is ingevuld in uw TravelNote. Dit betaalmiddel stelt u in staat om een bepalingsmethode reischeque te gebruiken op een dossier. Wanneer u een betaling reischeque gebruikt zal TravelNote automatisch het bedrag van uw reischeque afboeken in de boekhouding (en ook bij beheer reischeques).

U doet dit onder het tabblad Administrator > Basisbestanden > Beheer betaalmethodes

U selecteert de betaalmethode Reischeque en klikt op Wijzigen:

Het betaalmiddel Reischeque moet een 'diverse boeking' zijn die het bedrag zal boeken op een daarvoor voorziene grootboekrekening.

Voor Belgische reiskantoren zal dit een 46-rekening of 58-rekening zijn. Voor Nederlandse kantoren zal dit via een kruispost rekening zijn.

Vervolgens klikt u op Ok en worden uw wijzigingen opgeslagen. 

Boekhoudkundige betaling met een reischeque

Wanneer de bedienden de reischeque als betalingsmiddel inboeken wordt automatisch een diverse geboekt die het bedrag naar de rekening voor reischeques overboekt:

TIP: Configuratie jaarlijks reisdossier

Een vrijblijvende tip: U kunt alle reischeques bijhouden in één centraal dossier zodat u een overzicht hebt van alle reischeques die aangekocht worden in dat jaar. Bijgevolg kunt u op dit dossier dan ook alle betalingen (bancontact, VISA, ...) voor de aankoop van een reischeque inboeken.

U creëert één keer per jaar een dossier van het type reischeque:

1. Klant: U kiest een universele klant bijvoorbeeld het reiskantoor zelf. Deze klant kan op uw naam staan of u maakt een klant aan losse verkoop.
2. Dossierstatus: U kiest voor reischeque
3. Datum vertrek en datum terug: Dit is voor het volledige jaar.

Vervolgens kunnen de gebruikers voor elke reischeque die wordt aangekocht een artikel toevoegen.