Toevoegen van nummers

Locatie 

De documentnummers zijn van zeer groot belang voor de boekhouding, ook voor het ventileren is dit belangrijk. In TravelNote is het ook mogelijk om zeer vlot een document nummer toe te voegen. De documentnummers laten u toe om de startnummers op te geven waarmee TravelNote moet werken.

Deze module vindt u onder het tabblad: Boekhouding > Toevoegen nr.

Algemeen

TravelNote werkt met nummers in blokken van 10, daarom zal u praktisch nooit het laatste nummer zien bij volgend nummer als u deze lijst gaat raadplegen.

Een klein woordje uitleg hierover: wanneer u bijvoorbeeld opgeeft dat aankoopdagboek A1 moet starten met nummer 60, dan zal TravelNote achter de schermen 10 nummers reserveren, namelijk 60 tot en met 70 en zal u 71 zien staan bij volgend nummer. Deze 10 nummers worden intern bijgehouden in een soort cache en het is initieel deze cache die de verschillende modules gebruiken om een nummer te bekomen. Indien er geen nummers meer beschikbaar zijn in de cache, dan zal TravelNote automatisch een nieuwe cache lijst van 10 nummers aanmaken en zal het volgend nummer verspringen naar 81.

Wanneer u echter hier het volgende nummer aanpast, dan worden de nummers in de cache ook verwijderd en zal het systeem starten met het opgegeven nummer om een nieuwe cache aan te maken. 

Waarom het gebruik van een cache? 

Er werd gekozen om de modules te laten werken met de cache lijst van beschikbare nummers, de voornaamste reden hiervoor is dat wij toelaten om een factuur te verwijderen wanneer deze nog niet is doorgestuurd naar de boekhouding. Dit wil zeggen dat dit nummer terug beschikbaar komt voor gebruik bij creatie van een volgende factuur. Bij het verwijderen van een factuur komt dit nummer in de cache te staan en zal het automatisch hergebruikt worden door TravelNote. Op deze manier voorkomen we gaten in de nummering van de documenten.

Hier kunt u dus een documentnummer toevoegen. U dient enkel het boekjaar en het dagboek op te geven en vervolgens het nieuw volgnummer.

Klik steeds op Ok om het scherm te verlaten en de gegevens te bewaren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.