Ventileren boekhouding

Inhoud

Locatie 

Deze module laat u toe de verkopen, aankopen, afpuntingen en bankuitreksels naar de boekhouding te sturen.

Deze module vindt u onder het tabblad: Boekhouding > Ventileren boekhouding

Algemeen

De ventilatie van uw boekhouding hangt af van het boekhoudpakket dat u gebruikt. Hieronder bespreken we de koppeling met Octopus. Maar het is zeker mogelijk om TravelNote te koppelen aan diverse andere boekhoudprogramma’s. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van TravelBook. Meer informatie over TravelBook vindt u hier.

Wanneer u klikt op Ventileren boekhouding krijgt u onderstaand scherm te zien. Dit scherm krijgt u wanneer u een koppeling hebt met Octopus. Het scherm is opgedeeld in twee tabbladen:

Deze tabbladen worden onderverdeeld in 2 categorieën:

• Ventilatie via webservices
• Ventilatie via files 

Het eerste tabblad wordt zo goed als altijd gebruikt en is volledig automatisch. Het tweede tabblad is onze oude manier en raden wij niet meer aan om te ventileren.

Ventilatie via webservices

Het eerste tabblad zal automatisch ventileren en dus alles automatisch doorsturen naar de boekhouding. Belangrijk om weten is dat dit wel moet gebeuren in de zelfde volgorde als de knoppen:

1. Rekeningsplan
2. Leveranciers/klanten
3. Ventilatie aankopen
4. Ventilatie verkopen
5. Ventilatie financieel
6. Ventilatie diversen
7. Ventilatie afpuntingen

Elk van deze knoppen dient één voor één uitgevoerd te worden om eventuele problemen te vermijden. U kunt elk proces volgen via de statusbar onderaan.

Moest er toch een probleem optreden, kunt u altijd contact opnemen met onze support. Problemen kunnen bijvoorbeeld optreden wanneer er informatie ontbreekt om door te sturen naar de boekhouding. Wij hebben hier al enige ervaring mee en lossen dit dan ook graag voor u op. 

Ventilatie via files

Het tweede tabblad is de ventilatie via files. Dit is onze oude methode en wordt zeker afgeraden. In dit tabblad moet u de locatie instellen waar u uw exportbestanden wilt opslaan. Het bestand zal de naam TInvoicesYYYYMMDDUUMMSS krijgen. (waar Y = jaar, M = maand, D = dag, U = uur, M = minuten, S = seconden), op deze manier worden de bestanden niet overschreven. U kunt ventileren tot een bepaalde einddatum of eindnummer. Alle documenten zullen tot deze datum of nummer geventileerd worden.

Vervolgens moet u aanvinken wat allemaal geventileerd moet worden, u heeft de keuze tot Aankoopfacturen, Verkoopfacturen, Financieel (bankuitreksels) en Afpuntingen. Wanneer alles ingesteld is, kuntu klikken op de knop Ventilatie uitvoeren.

U ziet in het volgend venster het aantal documenten dat werd doorgestuurd, het vak onderaan zal de eventuele fouten of problemen bij bepaalde documenten weergeven via een opmerking.

Klik uiteindelijk op de knop Sluiten om terug te keren naar het hoofdscherm.