Verwerken van E-invoice bestanden

Inhoud

Plaats

Met deze module kunt u facturen vanuit BTN E-invoice importeren in TravelNote. Het werkt veel sneller dan handmatig die inkoopfacturen invoeren.

Deze module is te vinden onder het tabblad: 'Boekhouding' > 'Verwerken E-invoice' > E-invoice BTN.

Leveranciers toewijzen

Voordat u deze module kunt gebruiken, moet u eerst de leveranciers die werken met de elektronische factuur van BTN correct configureren.

Dit doet u door de E-invoice code in te voeren in het leveranciersbestand bij de betreffende leverancier:

De volgende leveranciers hebben een elektronische factuurcode:

Tui Belgium NV: 1201
Tui Travel Distribution : 7113
Tui Fly : 7114
Pégase : 8765

Werkwijze

In de BTN E-invoice ontvangt u consolidatiedocumenten. U moet het .txt-bestand lokaal op uw computer opslaan. Dit doe je door op het txt-bestand helemaal rechts van het consolidatiedocument te klikken:

Zodra dit bestand is opgeslagen, kunt u het ophalen in TravelNote via de '...' :

Wanneer u het bestand heeft hersteld, kunt u op de knop 'Verwerken' klikken.

Hieronder vindt u de uitleg van alle kolommen:

V : Behandeling: deze facturen worden verwerkt in de boekhouding. Stortings- en saldofacturen voor reserveringen vanaf 1 januari 2022 kunnen niet meer geboekt worden in de boekhouding van het reisbureau (btw-circulaire 2020/C/44), daarom wordt dit gecontroleerd met deze Facturen Factuurnummer: Leverancier Factuurnummer Datum: Datum van leveranciersfactuur.
Bedrag klant: Brutobedrag van de factuur.
Bedrag agent: Nettobedrag van de factuur (als brutofactuur voor de klant dan bruto gelijk is aan netto)
BTW: BTW op de factuur
Commissie: Commissie op de factuur
Belastingen: Belastingen op de factuur
D : Automatische domiciliëring, wanneer deze facturen in automatische domiciliëring staan wordt dit gecontroleerd
A : Voorschot/betaling, als het gaat om voorschotfacturen
Bestand: afhankelijk van de bestelbon zoeken we het overeenkomstige bestand
Vertrekdatum: Vertrekdatum van de reis
Leverancier: gerelateerde leverancier op basis van de E-invoice
PO nummer: PO nummer van de reis
Klant: Klant die de reis heeft gereserveerd
Prijs dossier: Totale prijs van het verkochte dossier voor alle items geboekt door deze klant
Reeds gefactureerd: Als deze factuur reeds in de boekhouding is opgenomen, wordt hier het TravelNote-factuurnummer getoond
BTW '22: Als een boeking vanaf 1 januari plaatsvindt en onder de nieuwe BTW-circulatie 2020/C/44 valt, geven wij dit aan. Zo weet u dat deze facturen niet worden verwerkt in de boekhouding. TravelNote vinkt de behandeling automatisch af!

Regels in het groen zijn gekoppeld aan het juiste dossier volgens het PO-nummer.
Als de regel niet groen is, moet u de factuur nog koppelen aan het juiste bestand. Selecteer daartoe de regel en klik op het tandwielpictogram linksonder.

U vindt het juiste dossier hieronder:

Wanneer u het juiste dossier heeft gevonden, kunt u selecteren en op OK klikken:

U zal zien dat de regel nu ook groen is (als u hem niet meer selecteert).
Wanneer alle regels gekoppeld zijn, klikt u op "Integreren documenten".

TravelNote vraagt een dagboek aan voor aankoopfacturen en een dagboek voor creditnota's op aankoopfacturen. Als u voor deze optie hebt gekozen, worden de facturen automatisch in uw boekhouding opgenomen.

U krijgt dan een kopie die u eventueel kunt opslaan, waarna de verwerking automatisch wordt afgerond.

Als u de verwerking wilt stoppen en de aankoopfacturen niet wilt invoeren, moet u op 'Annuleren' klikken om terug te keren naar het hoofdscherm.