Behandelen van de dossiers via snelmenu

Inhoud

Algemeen

Bij elk dossier kunt u talrijke handelingen doen zoals betalingen inboeken, dossiers archiveren,... U heeft zowel handelingen via het iconenmenu als met het snelmenu:

Dossiers behandelen via het iconenmenu werd in het vorig deel behandeld, zie Behandelen van de dossiers via iconenmenu

Vele functies zijn te vinden in het snelmenu wanneer u rechts klikt op de lijst met dossiers:

We overlopen ze allemaal eens op een rijtje, enkele belangrijke handelingen in dit deel besproken zijn het volgende:

• Betalingen inboeken
• Dossiers afdrukken
• Dossiers archiveren & activeren
• Logboek bekijken
• Rendement van dossiers bekijken

De eerste handeling Dossiers van alle kantoren weergeven zal de dossiers van alle kantoren weergeven in de lijst. Dit  werkt enkel als er meerdere kantoren ingesteld zijn in het programma.
Daarnaast kunt u ook kiezen om enkel de dossiers van de huidige gebruiker weer te geven in de lijst. Dit doet u door te klikken op Dossiers van huidige gebruiker weergeven.

Dossiers aanpassen

Aan de hand van het snelmenu kunt u uw dossier aanpassen naar gelang u wilt. Wanneer u klikt op Aanpassen Dossier, heeft u twee mogelijkheden.
Eerst en vooral hebt u de mogelijkheid om uw Dossierstatus te wijzigen. Wanneer uw status niet gekend is kunt u kiezen voor de optie Ongekend. Verder heeft u nog andere opties zoals: Ok, Request, Optie, Geannuleerd, …
Daarnaast beschikt u ook over de mogelijkheid om uw Documentstatus te wijzigen. Wanneer de status van uw document niet gekend is, kunt u kiezen voor de optie Ongekend. Verder heeft u nog andere opties zoals: Ontvangen, Verstuurd, afgehandeld, … 

Klant

De volgende handeling Klant in het snelmenu biedt u twee keuzes die te maken hebben met de klanten:

• Klantenfiche: Wanneer u een dossier selecteert, kunt u de klant ophalen aan de hand van deze handeling. U kunt de klant, indien nodig, ook hier rechtstreeks beheren (Beheer klanten).
• Facturatie en betalingen: Dit is nog een manier om alle verkoop - en aankoopdocumenten en de financiële verrichtingen te raadplegen. U kunt hierbij de lijst van documenten Afdrukken of Exporteren via bijhorende knoppen. 

Historiek van de dossiers

Via de knop Historiek kunt u de historieken van de dossiers weergeven. Voor meer info i.v.m. historieken verwijzen wij u door naar: (Historiek van de dossiers) 

E-mail versturen

Als volgt kunt u ook via deze knop de klant rechtstreeks mailen vanuit TravelNote. Wanneer u klikt op Email versturen, zal een venster worden geopend waarmee u de klant rechtstreeks kunt mailen.

Daaronder heeft u de knop Leveranciers mails sturen. Via deze knop kunt u aanvragen versturen naar de leverancier.

Totalen weergeven

Via de knop Totalen weergeven kunt u de totaalbedragen van álle dossiers zien. Deze totalen verschijnen onderaan de lijst van alle dossiers. 

U ziet de totaalprijs van alle dossiers, de betalingen van alle dossiers en het bedrag van openstaande dossiers.

Lock dossier verwijderen

Het volgende item in het snelmenu is Lock dossier verwijderen . Wanneer een gebruiker dit dossier gebruikt wordt deze gelocked. Dit wil zeggen dat er op dat moment niemand anders het dossier kan wijzigen. Wanneer men op Lock dossier verwijderen klikt zal deze niet langer gelocked staan en opnieuw vrij zijn voor wijzigingen door andere gebruikers.

De volgende handeling Wijzigen interne opmerkingen werd al besproken in het deel Raadplegen van de dossiers

Toekennen ander bedrijf: Wanneer er meerdere bedrijven / kantoren gedefinieerd zijn kan u via deze optie dossiers gaan toekennen aan een ander bedrijf.

Telefoonlog

Wanneer u klikt op Telefoonlog toevoegen kunt u hiermee uw oproepen registeren in de database. 

Meer info m.b.t. de telefoonlog vindt u hier.

Dossiertaak toevoegen

Wanneer u een dossier selecteert en daarna met uw rechtermuisknop op het dossier klikt. Kunt u kiezen om een dossiertaak aan dit dossier toe te voegen. Dit doet u via de knop onderaan: Dossiertaak toevoegen.

Wanneer u een taak toevoegt aan uw dossier, komt deze tevoorschijn in het venster rechts op het scherm wanneer u het desbetreffende dossier selecteert.

Wijzigen interne opmerkingen

Als u de interne opmerkingen van een bepaald dossier wilt wijzigen, doet u dit als volgt. Selecteer een dossier en klik vervolgens met uw rechtermuisknop op het dossier. Daarna klikt u op Wijzigen interne opmerkingen. U bekomt een tekstvak waarin u de opmerkingen kunt aanpassen, toevoegen, verwijderen, …
Meer info omtrent deze interne opmerkingen van een dossier vindt u hier.

Toekennen aan ander bedrijf

Wanneer er meerdere bedrijven gekoppeld zijn aan uw TravelNote-software, kunt u dossiers steeds toekennen aan een ander bedrijf. Dit wil zeggen dat u niet steeds opnieuw moet inloggen om bepaalde dossiers toe te voegen. U kunt dus steeds vanuit één bedrijf, dossiers toevoegen voor andere bedrijven ook.

Om dossiers toe te kennen aan een ander bedrijf, selecteert u een dossier en klikt u vervolgens met rechtermuisknop op het dossier. Daarna klikt u op Toekennen aan ander bedrijf. Volgend scherm verschijnt:

Aan de hand van dit scherm kunt u kiezen aan welk bedrijf u het dossier wilt toekennen.