Aanmaken nieuw boekjaar

Inhoud

Algemeen

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u uw boekjaar zelf kunt aanmaken. Deze handeling dient u telkens aan het einde, doch vóór het nieuwe boekjaar, uit te voeren.
Dit zorgt ervoor dat uw boekhoudkundige handelingen in het juiste boekjaar en periodes terecht komen. Daarnaast wordt ook uitgelegd hoe u zelf uw documentnummers kunt aanpassen en beheren.
Eigenlijk bestaat het aanmaken van een nieuw boekjaar uit 3 stappen,

1. Nieuw boekjaar aanmaken
2. Periodes aanmaken
3. Dossiernummers beheren
4. Documentnummers beheren

Stap 1. Nieuw boekjaar aanmaken

U kunt zelf uw boekjaar aanmaken via Boekhouding - Beheer boekjaren
Zodra u voor bovenstaande heeft aangeklikt verschijnt het volgende scherm:

U krijgt een overzicht te zien van alle reeds aanwezige boekjaren.

Onderin bevinden zich de volgende buttons,

Met de button Toevoegen kunt u een nieuw boekjaar aanmaken
Met de button Wijzigen kunt u een bestaand boekjaar wijzigen (alleen als er nog niet is geboekt in de periode)
Met de button Verwijderen kunt u een bestaand boekjaar verwijderen (alleen als er nog niet is geboekt in de periode)

Via Toevoegen kunt u een nieuw boekjaar aanmaken. Zodra u op deze button klikt verschijnt het volgende venster,

Hier vult u de volgende velden in,

Boekjaar
Geef hier het jaartal in waarvoor u het boekjaar wilt aanmaken, bijvoorbeeld 2025

Begindatum
Vul hier de begindatum van uw boekjaar in, bijvoorbeeld 01/01/2025

Einddatum
Vul hier de einddatum van uw boekjaar in, bijvoorbeeld 31/12/2025

Maandelijkse periodes onmiddellijk aanmaken 
Indien u hier een vinkje plaatst dan worden ook meteen de periodes, welke u anders handmatig had moeten aanmaken in stap 2, voor u automatisch aangemaakt. Hierbij wordt voor iedere maand één periode aangemaakt. 
Indien u een afwijkende periode wenst, bijvoorbeeld, per kwartaal. Dan verwijdert u het vinkje en dient u handmatig de periodes in de volgende stap aan te maken. 

Stap 2. Periodes aanmaken

Verkoop-, aankoopfacturen en bankuittreksels dienen in de juiste periode te worden ingeboekt. Dit i.v.m. een correcte boekhouding en de BTW-aangifte.
Normaal gesproken is iedere maand één periode, en heeft u derhalve 12 periodes per boekjaar. Deze periodes kunt u zelf bekijken via Boekhouding - Beheer periodes

Het volgende venster verschijnt,

U krijgt een overzicht van alle boekjaren waarvoor periodes zijn aangemaakt.
Door op het plus-teken te klikken voor een boekjaar verschijnt de onderliggende periodes,

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat in de kolom Periode het periodenummer.
Daarachter ziet u de kolom Begindatum en Einddatum waarmee de datums worden aangegeven wanneer de periode begint en eindigt.
De kolom Afgesloten geeft u inzicht of de periode wel of niet is afgesloten. Indien hier een vinkje staat dan is deze periode afgesloten en kunt u hier niet meer in boeken.
Een periode wordt bijvoorbeeld automatisch afgesloten nadat u uw BTW aangifte heeft  gedaan.
Daarnaast kunt u ook afzonderlijke dagboeken afsluiten: Aankopen, Verkopen, Financieel, Diversen 

De maandelijkse periodes zijn in de eerste stap automatisch al voor u aangemaakt indien u het vinkje had geplaatst bij Maandelijkse periodes onmiddelijk aanmaken.

Indien u bent vergeten om het vinkje te plaatsen, of als u eigen periodes wenst aan te maken, dan kunt u hier de periodes zelf handmatig aanmaken.

Hier kunt u de periodes eventueel zelf aanmaken (via Toevoegen), aanpassen (via Wijzigen) en verwijderen (via Verwijderen).

Vul hier de volgende velden in,

Boekjaar
Vul hier het boekjaar in welke u in stap 1 heeft aangemaakt

Periode
Vul hier het getal in van de periode die u wilt aanmaken. Hierbij begint u altijd met 1

Begindatum periode
Vul hier de begindatum in waarmee de periode begint

Einddatum periode
Vul hier de einddatum in waarmee de periode eindigt

Klik op Ok om uw ingave te bevestigen. Klik op Annuleren om u ingave ongedaan te maken 

Stap 3. Dossiernummers beheren

Ieder dossier heeft een dossiernummer zodra u deze inboekt in TravelNote.

Deze nummering kunt u zelf beheren via Administrator - Bedrijfsfiche bewerken - Wijzigen. In deze bedrijfsfiche gaat u naar het tabblad Standaard dossier. Het volgende venster verschijnt,

Onderaan rechts kunt u uw nieuw dossiernummer instellen voor 2025. Door te klikken op Toevoegen kunt u zelf een nummering toevoegen.

Voorbeeld

Ik wil dat mijn dossiernummers in 2020 beginnen met 20001.
U klikt dus op Toevoegen en vult de volgende gegevens in, 

Bij Dossierjaar vult u het kalenderjaar in,
Bij Dossiernummer vult u het eerstvolgende nummer in dat gebruikt moet worden.

TravelNote maakt het eerstvolgende nummer aan met dit nummer en zal vanaf dit nummer telkens het hoogst oplopende nummer + 1 nemen.

Stap 4. Documentnummers beheren

Iedere verkoopfactuur, iedere aankoopfactuur en ook uw bankuittreksels krijgen een documentnummer zodra u deze inboekt in TravelNote.

Deze nummering kunt u zelf beheren via Boekhouding - Document nr's. Het volgende venster verschijnt,

U krijgt nu een overzicht van de documentnummers die reeds zijn aangemaakt.
Door te klikken op Toevoegen kunt u zelf een nummering toevoegen.

Voorbeeld

Ik wil dat mijn factuurnummers in 2025 beginnen met 2500001.
U klikt dus op Toevoegen en vult de volgende gegevens in, 

Bij Boekjaar vult u het boekjaar in, welke u bij Stap 1 heeft aangemaakt
Bij Dagboek selecteert u het verkoopdagboek (in dit voorbeeld V1)
Bij Volgend nummer vult u het eerstvolgende nummer in dat gebruikt moet gaan worden

Op deze manier kunt u ook verschillende nummers toekennen aan uw aankopen, maar ook uw financieel (bankuittreksel) zodat de nummering van uw bankuittreksel overeenkomt met hetgeen in TravelNote staat.