Verzekeringsmodule

Inhoud

Algemeen

TravelNote beschikt over een verzekeringsmodule, waarmee het mogelijk is om de door u verkochte verzekeringen automatisch uit te rekenen en toe te voegen aan een dossier.
Hiervoor maakt het niet uit met welke verzekeringsmaatschappij u werkt. Alle mogelijke berekeningen zijn voorzien in deze module.
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u deze verzekeringen zelf kunt aanmaken en beheren. In principe zijn er een tweetal verschillende verzekeringen,

1. Annulatieverzekering
2. Reis/Bijstandsverzekekering

Hieronder leggen wij uit hoe u zelf verzekeringen kunt aanmaken of bestaande verzekeringen zelf kunt wijzigen (bijvoorbeeld bij wijziging van tarieven).

Basis setup

Voordat u de verzekeringen kunt aanmaken, zijn er eerst een aantal zaken die u van te voren dient aan te maken, zodat u deze kunt (her)gebruiken bij de verzekeringen. Hierbij gaat het om,

1. Aanmaken leverancier van de verzekeringen
2. Aanmaken artikel types
3. Aanmaken aanvullende dekkingen

Nadat deze zaken zijn aangemaakt, kunt u vervolgens de verschillende verzekeringen toevoegen,

1. Annulatieverzekering 
2. Reis/Bijstandsverzekering

Aanmaken leverancier van de verzekeringen

U dient als eerste de leverancier aan te maken waarvan u de verzekeringen gaat verkopen. Ga hiervoor naar Modules - Beheer leveranciers 
Indien de leverancier al bestaat zoekt u deze erbij en vervolgens op Wijzigen
Indien de leverancier nog niet bestaat klikt u op Toevoegen

Het venster van de leverancier verschijnt, waarbij u de rood gemarkeerde zaken minimaal dient toe te voegen/selecteren.

(klik voor grotere weergave)

Vul hierbij minimaal de volgende zaken in,
Bedrijfsnaam: Naam van de verzekeringsmaatschappij
Verzekeraar: Plaats hier een vinkje
Reisleverancier: Plaats hier een vinkje

Na uw wijzigingen klikt u vervolgens op de button Ok, waarna deze wijzigingen zullen worden bewaard.

Aanmaken artikel types

Via Administrator - Basis bestanden - Beheer artikel types dient u de volgende twee artikel types aan te maken,

1. Annulatieverzekering
2. Reis/Bijstandsverzekering

Voordat u deze aanmaakt, kunt u eerst even controleren of deze niet al reeds zijn aangemaakt door te klikken op Zoeken. Alle reeds bestaande artikel types zullen dan worden getoond,

(klik voor grotere weergave)

Indien deze twee artikel types nog niet bestaan kunt u deze via de knop Toevoegen zelf aanmaken.

Voor de annulatieverzekering vult u de volgende gegevens in,

(klik voor grotere weergave)

Omschrijving: Annulatieverzekering
Vaste types: Plaats een vinkje bij Insurance type
Gebruik bij voorschot berekening: Vul hier het gewenst percentage voor het voorschot in (meestal 100%). Dit zorgt ervoor dat bij de voorschotberekening het juiste bedrag wordt berekend
Annulatieverzekering: Plaats hier een vinkje (het kan zijn dat bij het aanmaken u dit nog niet kunt aanvinken. U dient dan eerst dit Artikel type op te slaan via Ok en daarna deze weer te openen/wijzigen, waarna u dit wel kunt aanvinken).

Voor de reis/bijstandsverzekering vult u de volgende gegevens in,

(klik voor grotere weergave)

Omschrijving: Reis/Bijstandsverzekering
Vaste types: Plaats een vinkje bij Insurance type
Gebruik bij voorschot berekening: Vul hier het gewenst percentage voor het voorschot in. Dit zorgt ervoor dat bij de voorschotberekening het juiste bedrag wordt berekend.
Bijstandsverzekering: Plaats hier een vinkje (het kan zijn dat bij het aanmaken u dit nog niet kunt aanvinken. U dient eerst dit Artikel type op te slaan via Ok en daarna deze weer te openen/wijzigen, waarna u dit wel kunt aanvinken).

Aanvullende dekkingen

Vaak kan er bij de diverse verzekeringen ook een aanvullende dekking bijgeboekt worden, bijv. een waarnemer, geld en reischeques, wintersport, maar ook juist uitsluitingen (negatief bedrag). 
Al deze aanvullende dekkingen kunt u aanmaken via Administrator - Beheer basisbestanden - Beheer dekkingen verzekeringen

(klik voor grotere weergave)

Hier ziet u alle reeds bestaande aanvullende dekkingen. Via Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u deze dekkingen beheren.
Indien u een dekking toevoegt of wijzigt, kunt u de volgende zaken hier invullen,

Omschrijving: Geef hier de omschrijving van de aanvullende dekking in
Omschrijving klant: Geef hier de omschrijving in zoals deze op de bestelbon dient te komen
Bedrag: Hier vult u het bedrag in voor deze dekking
Berekeningsmethode: Hier heeft u de keus uit de volgende methodes,

• Vast bedrag
• Percentage
• Vast bedrag per dag
• Vast bedrag per voertuig
• Vast bedrag per persoon per dag

Aan de hand van de gekozen berekeningsmethode zal de module de correcte prijs hiervan berekenen.

Aanmaken verzekering: Annulatieverzekering

Nadat u bovenstaande zaken heeft uitgevoerd kunt u de verzekeringen gaan toevoegen. In dit voorbeeld wordt u een annulatieverzekering getoond.

Het aanmaken en beheren van de verzekeringen gebeurd allemaal via de artikelen. Ga hiervoor naar Modules - Beheer artikelen en klik vervolgens op Toevoegen indien u een nieuwe verzekering wenst toe te voegen.
Indien u een bestaande verzekering wenst aan te passen dient u eerst de verzekeringsartikel erbij te zoeken en daarna te kiezen voor Wijzigen.

In het venster dat nu verschijnt vult u de volgende gegevens in,

(klik voor grotere weergave)

Artikelcode: Geef dit artikel een unieke code (let op! ieder artikel dient een eigen unieke code te hebben).
Omschrijving: Geef hier de omschrijving van de verzekering in, zoals deze op de bestelbon terug zal komen
Leverancier: Kies uit de lijst de leverancier welke u in één van de eerste stappen hierboven heeft aangemaakt
Btw-regime: Vul hier het btw percentage in dat betrekking heeft op deze verzekering
Grootboekrekening: Vul hier het grootboekrekening in waarop de omzet van deze verzekering geboekt dient te worden (indien u dit niet weet, neem dan contact op met uw boekhouder!)
Verkoopprijs van het artikel is inclusief btw: Plaats hier een vinkje zodat over de verzekering niet nog eens btw berekend wordt (de prijs is dus inclusief btw).
Artikeltype: Kies hier voor het artikeltype Annulatieverzekering welke u in één van de eerste stappen hierboven heeft aangemaakt

Zodra u het artikeltype selecteert zal bovenin dit vesnter een tabblad erbij komen: Verzekeringsmodule
Via dit tabblad kunt u vervolgens de bedragen, percentages en dergelijke invullen, zodat TravelNote het juiste bedrag voor u kan berekenen.

(klik voor grotere weergave)

De volgende velden zijn belangrijk voor de annulatieverzekering (hieronder niet vermelde velden zijn optioneel),
Omschrijving: Dit wordt overgenomen uit de artikelomschrijving van het tabblad Artikel info, welke u zojuist in de stap hiervoor heeft ingevuld.
Leverancier: Dit wordt overgenomen uit de artikelomschrijving van het tabblad Artikel info, welke u zojuist in de stap hiervoor heeft ingevuld.
Berekeningsmethode: Hier selecteert u hoe deze annulatieverzekering berekend dient te worden, waarbij u de keus heeft uit de volgende mogelijkheden,

• Vast bedrag per familie
• Percentage 
• Vast bedrag per persoon

Berekeningsduur:  Hier kunt u kiezen uit één van de volgende mogelijkheden,

• Per boeking
• Per dag

Percentage van de artikelen: Vul hier het percentage in welke gebruikt zal worden bij de annulatieverzekering.
Poliskosten: Indien er poliskosten van toepassing zijn, vult u hier het bedrag daarvan in.
Incl. assurantiebel.: Indien hier een vinkje wordt geplaatst dan wordt er assuratiebelasting over de poliskosten berekend. Indien geen vinkje wordt de assurantiebelasting berekend over de nettopremie.
Assurantiebelasting: Indien van toepassing dan vult u hier het percentage assurantiebelasting in.
Provisie: Indien u hier uw provisie invult over deze verzekering, dan kan dat weer vermeld worden op bepaalde rapportages.
Polisnummer: TravelNote kan voor u een polisnummer genereren, waarbij u de mogelijkheid heeft voor de volgende opties,

• Geen
• Dossiernummer
• Dossierjaar en nummer

Minimum prijs: Indien het berekende bedrag voor de verzekering lager is dan het hier ingevulde bedrag zal TravelNote deze waarde overnemen bij de verzekering
Aanvullende dekkingen: Indien de verzekering nog uitgebreid kan worden met een aanvullende dekking, kunt u hier deze selecteren en koppelen aan deze verzekering,

In de linker kolom vindt u al reeds aangemaakte beschikbare dekkingen en in de rechter kolom de gekoppelde en geselecteerde dekkingen.
Via de pijltjes tussenin kunt u de verschillende aanvullende dekkingen koppelen.

Als u klaar bent met het toevoegen of wijzigen van de verzekering klikt u op Ok om dit verzekeringsartikel op te slaan.

Aanmaken verzekering: Reis/Bijstandsverzekering

Nadat u bovenstaande zaken heeft uitgevoerd kunt u de verzekeringen gaan toevoegen. In dit voorbeeld wordt u een reis/bijstandsverzekering getoond.

Het aanmaken en beheren van de verzekeringen gebeurd allemaal via de artikelen. Ga hiervoor naar Modules - Beheer artikelen en klik vervolgens op Toevoegen indien u een nieuwe verzekering wenst toe te voegen.
Indien u een bestaande verzekering wenst aan te passen dient u eerst de verzekeringsartikel erbij te zoeken en daarna te kiezen voor Wijzigen

In het venster dat nu verschijnt vult u de volgende gegevens in,

(klik voor grotere weergave)

Artikelcode: Geef hier dit artikel een unieke code (voor iedere verzekering dient u een afzonderlijk artikel aan te maken)
Omschrijving: Geef hier de omschrijving van de verzekering in, zoals deze op de bestelbon terug zal komen
Leverancier: Kies uit de lijst de leverancier welke u in één van de eerste stappen hierboven heeft aangemaakt
Btw-regime: Vul hier het btw percentage in dat betrekking heeft op deze verzekering
Grootboekrekening: Vul hier het grootboekrekening in waarop de omzet van deze verzekering geboekt dient te worden (indien u dit niet weet, neem dan contact op met uw boekhouder!)
Verkoopprijs van het artikel is inclusief btw: Plaats hier een vinkje zodat over de verzekering niet nog eens btw berekend wordt (de prijs is dus inclusief btw).
Artikeltype: Kies hier voor het artikeltype Reis/Bijstandsverzekering welke u in één van de eerste stappen hierboven heeft aangemaakt

Zodra u het artikeltype selecteert zal bovenin dit vesnter een tabblad erbij komen: Verzekeringsmodule
Via dit tabblad kunt u vervolgens de bedragen, percentages en dergelijke invullen, zodat TravelNote het juiste bedrag voor u kan berekenen.

(klik voor grotere weergave)

De volgende velden zijn belangrijk voor de reis/bijstandsverzekering (niet vermelde velden zijn optioneel),
Omschrijving: Dit wordt overgenomen uit de artikelomschrijving van het tabblad Artikel info, welke u zojuist in de stap hiervoor heeft ingevuld.
Leverancier: Dit wordt overgenomen uit de artikelomschrijving van het tabblad Artikel info, welke u zojuist in de stap hiervoor heeft ingevuld.
Berekeningsmethode: Hier selecteert u hoe deze annulatieverzekering berekend dient te worden, waarbij u de keus heeft uit de volgende mogelijkheden,

• Vast bedrag per familie
• Percentage 
• Vast bedrag per persoon

Verkoopprijs: Indien u bij de berekeningsmethode kiest voor "Vast bedrag per familie" dan kunt u hier het bedrag invullen voor deze verzekering.
Indien u bij de vorige optie heeft gekozen voor een "Vast bedrag per persoon", dan dient de verkoopprijs ingevuld te worden bij de Periode gebonden prijzen,

Hier is het namelijk mogelijk om te werken met leeftijdsprijzen. Bij sommige verzekeringen geldt een tarief bijv. vanaf 5 jaar.
Klik dan hiervoor op Per. geb. prijzen en u komt in het Beheer van de periode gebonden prijzen,

Indien u een nieuwe verzekering aanmaakt klikt u op Toevoegen om de tarieven toe te voegen. Als u een reeds bestaande verzekering wenst te wijzigen klikt u op Wijzigen

In het venster dat nu verschijnt kunt u de tarieven, per leeftijd, aanmaken,

(klik voor grotere weergave)

De volgende velden zijn hierbij benodigd, voor een correcte berekening van het tarief,

Begindatum: Vanaf welke datum geldt dit tarief
Einddatum: Tot welke datum geldt dit tarief
Verkoopprijs: De prijs waarmee TravelNote de bereking dient uit te voeren
Beginleeftijd: Vanaf welke leeftijd moet de berekening plaatsvinden
Eindleeftijd: Tot welke leeftijd moet de berekening plaatsvinden

Klik vervolgens op Ok om de wijzigingen op te slaan. Klik nogmaals op Ok om het beheer van de Periode Gebonden Prijzen af te sluiten. U keert dan weer terug naar het artikelbeheer waar u verder gaat met,

Berekeningsduur:  Hier kunt u kiezen uit één van de volgende mogelijkheden,

• Per boeking 
• Per dag 

Poliskosten: Indien er poliskosten van toepassing zijn, vult u hier het bedrag daarvan in.
Incl. assurantiebel.: Indien hier een vinkje wordt geplaatst dan wordt er assuratiebelasting over de poliskosten berekend. Indien geen vinkje wordt de assurantiebelasting berekend over de nettopremie.
Assurantiebelasting: Indien van toepassing dan vult u hier het percentage assurantiebelasting in.
Provisie: Indien u hier uw provisie invult over deze verzekering, dan kan dat weer vermeld worden op bepaalde rapportages
Dekking: Geef hier de dekking aan waarvoor deze verzekering betrekking heeft, waarbij u de mogelijkheid heeft voor de volgende opties,

• Geen
• Europa
• Wereldwijd

Polisnummer: TravelNote kan voor u een polisnummer genereren, waarbij u de mogelijkheid heeft voor de volgende opties,

• Geen
• Dossiernummer
• Dossierjaar en nummer

Minimum prijs: Indien het berkende bedrag voor de verzekering lager is dan het hier ingevulde bedrag zal TravelNote deze waarde overnemen bij de verzekering
Aanvullende dekkingen: Indien de verzekering nog uitgebreid kan worden met een aanvullende dekking, kunt u hier deze selecteren en koppelen aan deze verzekering,

In de linker kolom vindt u al reeds aangemaakte beschikbare dekkingen en in de rechter kolom de gekoppelde en geselecteerde dekkingen.
Via de pijltjes tussenin kunt u de verschillende aanvullende dekkingen koppelen.

Als u klaar bent met het toevoegen of wijzigen van de verzekering klikt u op Ok om dit verzekeringsartikel op te slaan.

Lees vervolgens hier verder hoe u de verzekeringen kunt toevoegen aan het dossier: Verzekering toevoegen

Rapport afrekenstaat verzekeringen

U kan via TravelNote een rapport maken van uw verzekeringsartikelen.
Ga naar het tabblad documenten en klik daarna op 'Basis rapporten'.
Kies voor 'Dossier' en selecteer daarna 'overzicht verzekeringselementen'.

Op het volgende scherm kan u alles selecteren zoals u de lijst van de verzekeringen wenst af te drukken.

Je kan van creatiedatum selecteren maar ook tot en met boekdatum of vertrekdatum.

Je kan alle leveranciers nemen maar ook 1 specifieke eruit halen.

Eénmaal alles geselecteerd werd, kan u ervoor kiezen om dit in een Excel-formaat weer te geven of om dit af te drukken of via mail te versturen.