Inhoud

Algemeen

Voor de nieuwe circulaire 2020/C/44 bezorgt TUI vanaf 2022 een commissiefactuur aan de reisagent. U kunt deze commissiefactuur via een Excel importeren in TravelNote.

Voor meer informatie over de nieuwe circulaire 2020/C/44 verwijzen wij u door naar BTW aanpassing 1 januari 2022 [BE].

Onderstaande werkwijze is enkel van toepassing voor Belgische kantoren.

Ophalen bestand commissiefactuur

TUI bezorgt de commissiefactuur via TUI PRO aan de reisagent. Bij deze commissiefactuur leveren ze een Excel aan. Deze Excel dient u lokaal op de slaan in een map en kunt u daarna importeren in TravelNote.

Deze Excel bevat volgende informatie:

• Titel

• Partner

• Partnernaam

• Boekdatum

• Journaal

• Document

• Bedrag VM

• Munt

• Omschrijving

Instellingen dagboek

Vooraleer u importeert moet u éénmalig de instellingen op het self-billing dagboek correct plaatsen.

U doet dit onder het tabblad Boekhouding > Beheer dagboeken:

Open

U selecteert het self-billing dagboek die u voor Tui heeft aangemaakt. Hierbij moeten volgende instellingen goed zijn ingevuld:

• Grootboekrekening: Dit moet een 70….. rekening zijn.

• Verkoopdagboek is een self-billing dagboek : Dit moet aangevinkt zijn.

  • U moet ook de klant TUI Belgium selecteren bij dit dagboek.

Open

Om op te slaan klikt u op OK.

Commissiefactuur TUI importeren

Om de commissiefactuur te verwerken dient u te gaan naar het tabblad Boekhouding > Verwerken E-invoice > Commissiefactuur Tui.

Stap 1: Linken commissielijnen op basis van PO

In onderstaand scherm kunt u op de '…' klikken om de Excel op te halen. Daarna moet u klikken op Verwerken.

TravelNote leest alle lijnen in en linkt het correcte dossier op basis van de PO:

Per lijn toont onze software het bedrag van de klant, de commissie en het commissiepercentage. Zodoende kunt u verifiëren als de commissie correct is.

Wanneer een dossier niet wordt teruggevonden, kunt u de lijn selecteren en klikken op het tandwiel rechtsonder:

Vervolgens kunt u het dossier opzoeken en moet u het correcte artikel selecteren. Dit doet u linksonder met het vinkje en nadien klikt u op OK.

Als u klikt op OK wordt het dossier gekoppeld aan de commissielijn.

Stap 2: Self-bill dagboek selecteren

Wanneer alle lijnen zijn gekoppeld aan het dossier moet u het juiste self-bill dagboek selecteren. Dit doet u door te klikken op Selecteren dagboek:

Nadien wordt het self-bill dagboek, de klant en grootboekrekening ingevuld:

Stap 3: PDF Self-bill factuur koppelen [Optioneel]

Als u de PDF van de commissiefactuur in het systeem wil opladen kunt u klikken op het plus icoontje hieronder. U kunt ook de PDF hier gewoon naar toe slepen:

Bijgevolg wordt de PDF opgeladen van Tui en gekoppeld aan de commissiefactuur.

Stap 4: Commissiefactuur inboeken

Wanneer minstens stap 1 en stap 2 zijn doorlopen kunt u klikken op commissiefactuur aanmaken:

Bijgevolg wordt de commissiefactuur ingeboekt in het self-billing dagboek van Tui.