1 Algemeen
2 STAP 1 - BEWUSTMAKING
3 STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING:
- 3.1 2.1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN
  - 3.1.1 2.1.1 Samenwerkingsovereenkomsten voor touroperators
  - 3.1.2 2.1.2 Samenwerkingsovereenkomsten voor reisagenten
- 3.2 2.2 SELF-BILLING
4 STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN
- 4.1 3.1 TRAVELNOTE INRICHTEN ALS REISAGENT
- 4.2 3.2 TRAVELNOTE INRICHTEN ALS TOUROPERATOR
  - 4.2.1 Klantenfiche tabblad reisagent
  - 4.2.2 Samenwerkingsovereenkomsten bijhouden
5 STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN
- 5.1 4.1 NIVEAU REISAGENT IN DE PRAKTIJK
  - 5.1.1 4.1.1 Dossier
  - 5.1.2 4.1.2 Boekhouding
    - 5.1.2.1 Facturatie
    - 5.1.2.2 Commissiefactuur aanmaken
    - 5.1.2.3 Balansrekening Inningsmandaat
  - 5.1.3 4.1.3 Praktijkvoorbeelden reisagent
    - 5.1.3.1 Voorbeeld 1
    - 5.1.3.2 Voorbeeld 2
- 5.2 4.2 NIVEAU TOUROPERATOR IN DE PRAKTIJK
  - 5.2.1 4.2.1 Dossier
  - 5.2.2 4.2.2 Lay-outs
  - 5.2.3 4.2.3 Boekhouding
    - 5.2.3.1 Self-billing
6 5. FAQ voor reisagenten
7 6. WEBINARS
- 7.1 WEBINAR 6 december 2021
- 7.2 WEBINAR 5 januari 2022
- 7.3 WEBINAR 13 januari 2022
- 7.4 WEBINAR 2 februari 2022
- 7.5 WEBINAR 11 februari 2022

Algemeen

Vanaf 1 januari 2022 komt er een aanpassing voor de btw in de reissector in België. Dit gelet op de inwerkingtreding van de "Circulaire 2020/C/44 betreffende de bijzondere reisbureauregeling en de btw-regeling voor reishandelingen waarop de bijzondere reisbureauregeling niet toepasselijk is".

We begeleiden jullie aan de hand van de volgende stappen:

STAP 1 - BEWUSTMAKING: Informatie over de btw aanpassing, wat verandert er precies? Dit betreft voornamelijk het facturatieproces van touroperator en reisagent.

STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING: De touroperators en reisagenten spreken af hoe ze met elkaar samenwerken. Dit gebeurt best voor 1 januari 2022. Ook voor self-billing moet er een voorafgaandelijk een overeenkomst zijn (die een aantal specifieke elementen moet behandelen)!

STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN: De vastgelegde afspraken kunt u in TravelNote instellen zodat de btw circulaire correct gevolgd wordt.

STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN: Als alles is ingesteld, bent u op 1 januari 2022 klaar voor deze omschakeling. Dit is enkel voor boekingen vanaf 1/1/2022, niet vertrekken in 2022.

Het is belangrijk dat jullie deze stappen volgen en jullie accountant hierin betrekken. Zorg ervoor dat jullie op de hoogte zijn en klaar zijn tegen 1 januari 2022.

STAP 1 - BEWUSTMAKING

Vanaf 1 januari 2022 treed de “circulaire 2020/C/44 betreffende de bijzondere reisbureauregeling en de btw-regeling voor reishandelingen waarop de bijzondere reisbureauregeling niet toepasselijk is” in werking.

De officiële publicatie kan men hier terug vinden: Publicatie 2020/C/44

De terminologie in deze publicatie (die geschreven is vanuit btw-oogpunt) is als volgt:

De reisagent noemt men in de publicatie de tussenpersoon.
De touroperator noemt men in de publicatie het btw-reisbureau.
De klant noemt men in de publicatie de afnemer.

1. Situatie voor 2022:

De huidige situatie is als volgt:

De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een voorschotfactuur vrij van btw naar de reisagent (=tussenpersoon).
De touroperator (btw-reisbureau) stuurt een saldo factuur met btw over de totaalprijs van de reis aan het reisbureau (=tussenpersoon). Dat totaalbedrag van de factuur wordt vervolgens verminderd met de commissie.
De reisagent (=tussenpersoon) stuurt een factuur naar de klant (=afnemer) voor het bruto bedrag zonder btw.

In dit geval gaat de geldstroom van de klant naar de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).

2. Situatie vanaf 2022:

Vanaf 2022 wordt er algemeen gesproken over drie opties/manieren van samenwerking tussen touroperator en reisagent, waaraan de btw-regels worden gekoppeld. Deze drie opties dient men te kennen:

OPTIE 1 - DOORVERKOOP RECHTSTREEKS KLANT:

De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt de bruto-factuur rechtstreeks aan de eindklant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt een verkoopfactuur aan de touroperator (btw-reisbureau) voor zijn commissie.
De touroperator (btw-reisbureau) en reisagent (tussenpersoon) spreken af via wie de geldstroom gaat. Dit kan rechtstreeks naar de touroperator (btw-reisbureau) of nog steeds via de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator(btw-reisbureau) .

OPTIE 2 - DOORVERKOOP IDENTIFICATIECODE:

De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt de bruto-factuur met een unieke identificatiecode aan de reisagent (tussenpersoon).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt deze factuur aan de particuliere klant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) bezorgt een verkoopfactuur aan de touroperator (btw-reisbureau) voor zijn commissie.
De touroperator(btw-reisbureau) en reisagent (tussenpersoon) spreken af via wie de geldstroom gaat. Dit kan rechtstreeks naar de touroperator (btw-reisbureau) of via de reisagent (tussenpersoon) naar de touroperator (btw-reisbureau).

Let op: deze optie (die een variant vormt op optie 1 kan enkel toepassing vinden in geval de klant (afnemer) een particulier is (zonder btw-nummer).

OPTIE 3 - NETTO VERKOOP

De touroperator (btw-reisbureau) bezorgt een netto-factuur met btw berekend op het nettobedrag (i.p.v. het brutobedrag bij optie 1 en optie 2).
De reisagent (tussenpersoon) maakt een nieuwe verkoopfactuur met opnieuw btw op het bruto bedrag naar de klant (afnemer).
De reisagent (tussenpersoon) boekt de factuur van de touroperator(btw-reisbureau) in het aankoopdagboek.

Deze drie opties worden in TravelNote ondersteund vanaf 1 januari 2022 en zal men vanaf december kunnen inrichten in onze software.

Wat betekent dit in de praktijk voor de reisagent?

Zowel bij optie 1 en optie 2 zal men in het dossier nog steeds alle verkochte artikelen hebben en een bevestiging aan de klant kunnen bezorgen met alle artikelen.
- Wanneer bij optie 1 en optie 2 de geldstroom via de reisagent loopt dan wordt de verkochte reis op een balansrekening gefactureerd. Het mag niet meer in de omzet(=verkoop) komen van de reisagent (en deze bedragen vallen voor de reisagent buiten btw). Wanneer u doorbetaald aan de touroperator komt deze balansrekening effen in uw boekhouding. M.a.w. enkel nog uw commissie komt in uw omzet terecht voor optie 1 en optie 2! Andere zaken die u verkoopt, waarvoor u niet handelt als bemiddelaar (mogelijk verzekering, dossierkost, …) komen nog steeds in uw verkoop zoals nu het geval is.
- Wanneer bij optie 1 en optie 2 de geldstroom niet loopt via de reisagent dan zal de reis die u verkoopt niet gefactureerd worden. Het komt dan ook niet op een balansrekening. De andere artikelen die u rechtstreeks aan de afnemer verkoopt en de dossierkost komen wel op de factuur.
- Wanneer bij optie 1 en optie 2 de verkoopfactuur commissie wordt gemaakt naar een Belgische touroperator dan is dit zonder btw (op basis van een tolerantie) op voorwaarde dat u over een verklaring van de touroperator beschikt dat enige btw die u hem zou aanrekenen, voor hem volledig aftrekbaar zijn. Voor deze commissiefactuur kan men overigens ook ‘self-billing’ met de touroperator overeenkomen (onderheving aan strikte voorwaarden).
- Wanneer bij optie 1 en optie 2 de verkoopfactuur commissie wordt gemaakt naar een IC touroperator (in EER buiten BE) moet u btw verlegd gebruiken en zal u een intracommunautaire opgave moeten opmaken.
Bij optie 3 komt er een aankoop (netto) en een verkoop (bruto) in uw boekhouding voor het reisdossier dus niet enkel uw commissie. De btw m.b.t. de aankoop is niet aftrekbaar. Op de verkoop zal u opnieuw btw moeten aanrekenen voor een reis met bestemming binnen Europa.
De reisagent zal per touroperator moeten afspreken welke optie de standaard werkwijze wordt en welke opties mogelijk zijn.
De aanmaak van een reisdossier zal vanaf 1 januari 2022 worden aangepast in TravelNote. Hierover informeren we verder in stap 3.

Wat betekent dit in de praktijk voor de touroperator?

De touroperator zal per reiskantoor afspreken welke optie de standaard werkwijze wordt en welke opties mogelijk zijn.
Er wordt best communicatie afgesproken indien de standaard optie niet wordt gevolgd.
De touroperator mag geen factuur met btw (voor de totale reisprijs) waarbij dat totaalbedrag wordt verminderd met de commissie meer uitreiken, dus de lay-outs moeten worden aangepast. Ofwel reikt men een bruto factuur met btw uit t.a.v. de afnemer/op unieke code (onder optie 1 en 2) ofwel een netto factuur met btw t.a.v. de reisagent (onder optie 3).
Onder optie 1 en 2 zal men commissiefacturen van de reisagent ontvangen – hiervoor kan men mogelijk self-billing overeenkomsten opstellen met de agenten (waarna de touroperator de commissiefactuur namens de reisagenten aan zichzelf zal opstellen). Voor self-billing gelden wel strikte voorwaarden die moeten worden nageleefd.
De aanmaak van een reisdossier zal vanaf 1 januari worden aangepast in TravelNote als u voor een reisagent een dossier opmaakt. U zal per dossier de juiste optie kunnen aanduiden, met een standaard optie als default. Hierover informeren we verder in stap 3.

STAP 2 - SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN & SELF-BILLING:

2.1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN

Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden over hoe men zal samenwerken vanaf 1 januari 2022.

Alle drie de opties kunnen door elkaar gebruikt worden in TravelNote.

2.1.1 Samenwerkingsovereenkomsten voor touroperators

Voor de touroperator: welke opties spreken jullie af met de reiskantoren?

In TravelNote zal u per reisagent in de klantenfiche kunnen aanduiden:

Welke opties (1, 2, 3) afgesproken zijn met dit reiskantoor.
Welke optie de standaard werkwijze is (indien een andere optie moet dit gecommuniceerd worden bij opstart van het dossier).
Of de geldstroom via de reisagent of via de touroperator verloopt (klant betaalt aan touroperator of aan reisagent).
Of er een self-billing overeenkomst is afgesloten.

Dit alles wordt best afgesproken voor 1 januari 2022!

2.1.2 Samenwerkingsovereenkomsten voor reisagenten

Voor de reisagent: welke opties spreken jullie af met de touroperators?

In TravelNote zal u per leverancier kunnen aanduiden:

Welke opties (1, 2, 3) afgesproken zijn met deze leverancier (touroperator).
Welke optie de standaard werkwijze is (indien een andere optie kan dit nog aangepast worden).
Of de geldstroom via de reisagent of via de touroperator verloopt (klant betaalt aan touroperator of aan reisagent).
Of er een self-billing overeenkomst is afgesloten.

Dit wordt best afgesproken voor 1 januari 2022!

2.2 SELF-BILLING

Bij optie 1 en optie 2 moet de reisagent een verkoopfactuur sturen voor zijn commissie aan de touroperator die op zijn beurt deze factuur in de aankoop moet boeken. Dit kan de boekhouding een stuk ingewikkelder maken en extra werk geven.

Dit proces kan men vergemakkelijken door self-billing. Hierbij geeft de reisagent toestemming aan de touroperator om een verkoopfactuur op te maken in naam van de reisagent voor zijn commissie.

De touroperator maakt een bruto-factuur voor optie 1 of optie 2.
De touroperator maakt een commissiefactuur in naam van de reisagent naar zichzelf en boekt deze (na aanvaarding door de reisagent, mogelijk impliciet afhankelijk van wat is overeengekomen) in zijn aankoopdagboek.
De reisagent ontvangt deze commissiefactuur en importeert deze verkoopfactuur in zijn verkoopdagboek.

TravelNote ondersteunt de self-billing optie zodat de touroperator de self-billing factuur kan aanmaken in zijn aankoopdagboek en de reisagent dit kan importeren in zijn eigen verkoopdagboek.

Bij self-billing moet er een overeenkomst zijn tussen de touroperator en de reisagent alvorens je dit mag toepassen. TravelNote heeft een draft-versie voor een self-billing overeenkomst die onze klanten kunnen opvragen via support@travelnote.be.

STAP 3 - TRAVELNOTE INRICHTEN

3.1 TRAVELNOTE INRICHTEN ALS REISAGENT

Wanneer u als reisagent een boeking maakt bij een touroperator moet u onderstaande zaken instellen.

Leveranciersfiche tabblad boekhouding

In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer leveranciers’. U zoekt de leverancier op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Boekhouding’:

Onder het tabblad ‘Boekhouding’ moet u volgende items instellen:

Grootboek rek. : Dit is de grootboekrekening voor de aankoop (bij optie 3).
Overeenkomst BTW Circulaire 2020/C/44
- U dient aan te geven welke opties de touroperator voorziet bij het facturatieproces touroperator-reisagent:
  - 1. Rechtstreekse doorverkoop
  - 2. Doorverkoop via identificatiecode
  - 3. Netto verkoop
  - Van deze opties kunt u ook de standaard optie kiezen die als default wordt gekozen bij de boeking.
- U dient aan te geven als er een self billing agreement is. Indien er een self-bill agreement is moet u een afzonderlijk verkoopdagboek aanmaken voor de leverancier en dit hier invullen.
- U dient aan te geven als er een inningsmandaat is voor optie 1 en/of optie 2 m.a.w. als het geld via de reisagent blijft stromen is dit van toepassing. Indien een inningsmandaat moet u ook een afzonderlijke balans rekening aanmaken (499) per leverancier en deze in de leveranciersfiche selecteren.

Samenwerkingsovereenkomsten bijhouden

In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer leveranciers’. U zoekt de leverancier op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Documenten’:

Onder het tabblad ‘Documenten’ kunt u de samenwerkingsovereenkomst bijhouden voor deze leverancier.

Controleren btw-nummer & btw-plichtigheid

Aangezien men vanaf 2022 een intracommunautaire opgave moet opmaken , dient men te controleren als volgende zaken correct staan ingesteld in TravelNote:

Land van de leverancier
Btw-nummer van de leverancier
Btw-plichtigheid:
- Wanneer het een leverancier is binnen Europa kiest men ‘Intracommunautaire btw-plichtige’.
- Wanneer het een Belgische leveranciers is kiest men ‘Belgische btw-plichtige’.
- Wanneer het een leverancier is buiten de EEG (Europa) kiest men 'buiten de EEG'.

3.2 TRAVELNOTE INRICHTEN ALS TOUROPERATOR

Als touroperator moet u onderstaande zaken instellen in TravelNote.

Klantenfiche tabblad reisagent

Eerst en vooral moet u per reisagent aangeven wat overeen gekomen is. In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer klanten’. U zoekt de klant op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Reisagent’:

U kunt volgende zaken instellen:

Welke opties in het facturatieproces mogelijk zijn:
- Optie 1 rechtstreekse doorverkoop
- Optie 2 doorverkoop via identificatiecode
- Optie 3 netto verkoop
  - Alsook de standaard optie die bij het aanmaken van een boeking wordt genomen.
Alser een self billing agreement is gesloten met de reisagent
- Indien een self billing agreement kunt u ook het aankoop dagboek kiezen waar deze self-bill moet terecht komen.

Samenwerkingsovereenkomsten bijhouden

In TravelNote gaat u onder het tabblad ‘Modules’ naar ‘Beheer klanten’. U zoekt de klant op en klikt op wijzigen. Vervolgens gaat u naar het tabblad 'Documenten’:

Onder het tabblad ‘Documenten’ kunt u de samenwerkingsovereenkomst alsook de self billing agreement bijhouden voor deze reisagent.

STAP 4- DE BTW AANPASSING DOORVOEREN

Vanaf 1 januari 2022 is dit bij alle Belgische klanten actief. Hieronder vind je de nodige stappen om dit te implementeren. Er zijn 2 verschillende niveaus reisagent of touroperator (die doorverkoopt aan reisbureaus). U dient enkel het gedeelte te volgen die voor u van toepassing is.

4.1 NIVEAU REISAGENT IN DE PRAKTIJK

4.1.1 Dossier

Wanneer u een dossier toevoegt of wijzigt is het hoofdscherm hetzelfde gebleven. Het aanmaken van een dossier gebeurt nog steeds op dezelfde wijze:

Op niveau van het artikel heeft u rechts bovenaan een nieuw veld om de gekozen optie aan te duiden:

Er zijn 4 opties die u kan selecteren op artikelniveau:

Optie 1 Rechtstreekse doorverkoop: Wanneer u een reis van een touroperator rechtstreeks doorverkoopt en een factuur krijgt van de touroperator aan uw klant.
Optie 2 Doorverkoop via Identificatiecode: Wanneer u een reis van een touroperator doorverkoopt en een factuur krijgt van de touroperator op identificatiecode. Hierbij moet u de klantgegevens niet bezorgen aan de touroperator maar wordt een identificatiecode gebruikt.
Optie 3 Netto verkoop: Netto verkoop is wanneer u zelf een reis samenstelt. Als u voor dit artikel een factuur ontvangt op naam van uw reiskantoor (en niet de klant/identificatiecode) is het netto verkoop. Ook dossierkosten en artikelen die u in eigen naam verkoopt zijn netto verkoop.
Werkwijze voor 01/01/2022: Alle artikelen geboekt voor 01/01/2022 komen onder deze optie en moeten NIET aangepast worden naar de eerste 3 opties. Voor deze artikelen past de werkwijze niet aan en blijft dit gelijk aan voor 2022.

Het is belangrijk dat u communiceert met de leverancier welke optie van toepassing is en de juiste optie kiest op het artikel. Bij de eerste boeking van 2022 moet u ook nazien als er een samenwerkingsovereenkomst is met deze leverancier.

Instellingen op leverancier zijn belangrijk!

Wanneer u een leverancier selecteert neemt TravelNote de instellingen uit de leveranciersfiche over.

Hieronder selecteer ik LEVERANCIER A en automatisch wordt optie 1 rechtstreekse doorverkoop met inningsmandaat gekozen. De grootboekrekening past aan naar de juiste balansrekening en de btw code past aan naar vrij van btw:

Om deze instellingen per leverancier in te richten, zie BTW aanpassing 1 januari 2022 [BE] | Leveranciersfiche tabblad boekhouding

Op artikelniveau kunnen we alle opties kiezen die bij deze leverancier zijn aangevinkt op de leveranciersfiche. De reisagent kan geen optie kiezen die niet is aangeduid op de leveranciersfiche.

Bijvoorbeeld: We proberen het artikel aan te passen naar netto verkoop. TravelNote zegt automatisch ‘Deze optie is niet beschikbaar voor deze leverancier’ en zal automatisch naar de vorige optie terug gaan:

Optie 3 netto verkoop is niet aangevinkt op de leveranciersfiche en is dus niet mogelijk :

4.1.2 Boekhouding

Facturatie

Als men voor een dossierartikel optie 1 of optie 2 kiest zal de reisagent geen aankoopfactuur inboeken maar een commissiefactuur in de verkoop! Zie hieronder BTW aanpassing 1 januari 2022 [BE] | Commissiefactuur aanmaken
Bij optie 3 en optie 4 blijft dit een aankoopfactuur die ingeboekt wordt zoals voorheen.

Commissiefactuur aanmaken

In TravelNote gaat u naar het tabblad ‘Boekhouding' > 'Verkoopfacturen’:

U klikt op Toevoegen en klikt op ‘Commissiefactuur aanmaken’:

Dit is een commissiefactuur die u opmaakt voor uw commissie naar de touroperator:

U vult eerst de hoofdgegevens in:

Factuurdatum
Vervaldatum
Klant
- U kunt de klant selecteren.
- U kunt de ‘leverancier als klant toevoegen’ zodat alle gegevens correct worden overgenomen in de klantenfiche en onmiddellijk deze nieuwe klant wordt geselecteerd.

Daarna moet u de commissie ingeven voor één of meerdere dossiers.

U kunt een lijn toevoegen door linksonder op het plusteken te klikken. Een lijn verwijderen doet u door een lijn te selecteren en te klikken op het verbodsteken.

Bij een detaillijn kunt u volgende items ingeven:

Omschrijving: Omschrijving van het artikel bijvoorbeeld Commissie PO…
Grootboekrekening: Dit moet een 70 rekening zijn, idealiter een specifieke 70-rekening voor de commissies.
Aantal: 1
Pax: 1
Netto prijs: De commissie die men ontvangt over een reis.
BTW%: Het btw percentage over de commissie. Het btw percentage hangt af van de overeenkomst met de touroperator.
- Indien in de overeenkomst staat dat er een verklaring is op recht van aftrek van de touroperator dan is dit 0% btw. Dit is enkel voor Belgische touroperators.
- Indien geen verklaring van recht op aftrek van een Belgische touroperator is dit 21% btw. De btw komt bovenop de commissie dus exclusief btw.
- Indien een buitenlandse touroperator binnen de EER dan is het btw verlegd. We gebruiken hier de btw code IC.
- Indien een buitenlandse leverancier buiten Europa dan is de btw code EX (ook vak 47).
Dossier - artikel: Hier kunt u het juiste product kiezen waarop de commissie van toepassing is.

Als u een dossier-artikel wil linken klikt u op het vergrootglas. U kunt nu het dossier opzoeken en onderaan moet u het artikel selecteren waarvoor de commissie is.

U klikt dubbel op de artikellijn of klikt op ‘OK' om dit artikel te linken.

U ziet dat het dossier is ingevuld op de lijn.

U klikt op 'OK’ om deze lijn op te slaan.

Als u rechtsonder op ‘OK’ klikt wordt de commissiefactuur aangemaakt.

Bij overzicht verkoopdocumenten wordt een commissiefactuur aangeduid met het vinkje commissie:

Op het hoofdscherm van TravelNote heeft u een nieuw tabblad voor deze commissiefacturen gelinkt aan het dossier:

Balansrekening Inningsmandaat

Bij optie 1 en optie 2 handelt de agent als tussenpersoon. Als er bij optie 1 of optie 2 een inningsmandaat bestaat dan gaat de betaalstroom via de reisagent. Hierbij komt de verkochte reis niet meer in de omzet (70-rekening) maar op een balansrekening (499-rekening).

Wanneer u betaalt aan deze leverancier mag u dit bijgevolg niet afboeken op de leverancier maar moet dit afgeboekt worden op de 499-rekening!

In onderstaand voorbeeld wil ik een leveranciersbetaling van 1850 € inboeken in de bank. Ik boek dit niet meer op de leverancier maar op een 499-rekening. Bijgevolg kan dit afgepunt worden met het bedrag van de reis op de factuur:

4.1.3 Praktijkvoorbeelden reisagent

Voorbeeld 1

Reisagent verkoopt een pakket van een touroperator en voegt zelf een huurwagen toe op het reisdossier.

De pakketreis van de touroperator is optie 2 via identificatiecode, de geldstroom verloopt via de reisagent.
De huurwagen van de leverancier is via optie 3 netto verkoop.

We voegen het dossier toe. De reisfiche die wordt gekozen is organisator op basis van de reiswetgeving.

We voegen de pakketreis toe met optie 2:

We voegen de huurwagen toe met optie 3:

We voegen een dossierkost toe voor het reiskantoor zelf, dit valt ook onder optie 3:

We bekomen onderstaand dossier:

U kunt hiervoor de bevestiging aan uw klant bezorgen.

Voor de leverancier TravelNote Reizen Pakketreis moet u de factuur van de touroperator aan de klant bezorgen. U bent verplicht transparant te werken. De klant betaalt nog steeds aan u aangezien het reiskantoor een inningsmandaat heeft.
Voor de leverancier C huurwagen kunt u nog steeds een aankoopfactuur inboeken zoals u vroeger deed.

Voorbeeld bevestiging:

Voorbeeld factuur:

De pakketreis die via optie 2 is verkocht komt niet meer in de omzet en kan door de mededeling ‘Voorschot buiten btw (artikel 28,5° Btw-wetboek)’ toch op uw factuur komen.
Voor de huurwagen is 2,73% btw van toepassing en moet op uw factuur ‘Bijzondere regeling - reisbureaus' vermeld worden.

De klant betaalt 2125,00 € aan u en het dossier is voldaan:

Geld doorstorten aan TO bij optie 2 met inningsmandaat

U dient het geld voor de pakketreis door te storten aan de touroperator (bij optie 1 of optie 2 met inningsmandaat zal u dit boeken op de balansrekening (499-rekening) in plaats van op de leverancier).

Als u de leverancier betaalt en de bank inboekt kiest u de 499-rekening die u heeft gelinkt aan de leverancier.

Zie hieronder een voorbeeld in het financieel afschrift voor voorbeeld 1:

Voorbeeld 2

Reisagent verkoopt enkel een pakket van een touroperator en voegt een dossierkost toe.

De pakketreis van de touroperator is optie 1 rechtstreekse doorverkoop. Er is geen inningsmandaat m.a.w. de klant betaalt rechtstreeks aan de touroperator.

We voegen het dossier toe. De reisfiche die wordt gekozen is doorverkoop TO op basis van de reiswetgeving.

We voegen de pakketreis toe met optie 1 rechtstreekse doorverkoop en zonder inningsmandaat (klant betaalt rechtstreeks aan touroperator)

Wanneer er geen inningsmandaat is zal TravelNote automatisch de betaalmethode klant betaald rechtstreeks aanduiden op het artikel. Dit wordt hieronder verder besproken.

We voegen de dossierkost toe met 21% btw omdat de agent als tussenpersoon handelt. De dossierkost is optie 3 netto verkoop:

We bekomen onderstaand dossier:

Klant betaald rechtstreeks aan leverancier betaling

Voor de artikelen die rechtstreeks aan de touroperator betaald worden (in dit geval de pakketreis onder optie 1) zal TravelNote automatisch een betaling boeken op het dossier. Deze betaling komt enkel op het dossier te staan en niet in de boekhouding:

Voorbeeld bevestiging:

Op de bevestiging komt het artikel die via optie 1 rechtstreeks betaald wordt aan de touroperator samen met een ingeboekte betaling ‘Klant betaald aan touroperator’.
Het te betalen saldo is enkel de dossierkost.

Voorbeeld factuur:

Op de factuur komt enkel de dossierkost.
Als de klant rechtstreeks aan de touroperator betaalt komt de pakketreis niet meer op de factuur.

De klant moet nog aan de reisagent 25,00 € betalen:

4.2 NIVEAU TOUROPERATOR IN DE PRAKTIJK

4.2.1 Dossier

Wanneer u een dossier toevoegt of wijzigt kunt u de optie van verkoop kiezen:

Er zijn 4 opties die u kan selecteren op dossierniveau:

Optie 1 Rechtstreekse doorverkoop: Wanneer u een reis rechtstreeks doorverkoopt aan een klant met als tussenpersoon het reiskantoor. U ontvangt de gegevens van de klant van het reiskantoor. De reisagent ontvangt een factuur op naam van de eindklant. De reisagent moet op zijn beurt uw factuur aan de eindklant bezorgen.
Optie 2 Doorverkoop via Identificatiecode: Wanneer u een reis doorverkoopt via identificatiecode met als tussenpersoon het reiskantoor. Hierbij ontvangt de reisagent een factuur met daarop een identificatiecode, de reisagent moet op zijn beurt deze factuur aan de eindklant bezorgen.
Optie 3 Netto verkoop: Netto verkoop is wanneer u rechtstreeks aan de reisagent verkoopt.
Werkwijze voor 01/01/2022: Alle dossiers geboekt voor 01/01/2022 komen onder deze optie en moeten NIET aangepast worden naar de eerste 3 opties. Opgelet er is wel degelijk een verschil tussen optie 3 en de vorige werkwijze qua btw en commissie.

Ingave volgens opties op dossierniveau:

Bij optie 1 moet u de eindklant toevoegen als klant en de tussenpersoon bij reisagent:

2. Bij optie 2 vult TravelNote een identificatiecode in op basis van ‘dossierjaar + dossiernummer’ en moet u de tussenpersoon selecteren bij reisagent:

3. Bij optie 3 is de reisagent gelijk aan de klant, u dient hier enkel de reisagent als klant in te geven, deze wordt automatisch overgenomen op de 2de regel:

4. Bij optie 4 is de reisagent gelijk aan de klant, u dient hier enkel de reisagent als klant in te geven, deze wordt automatisch overgenomen op de 2de regel. Deze optie zal nooit gekozen worden vanaf 1 januari 2022:

Instellingen op klantniveau zijn belangrijk!

Wanneer u een klant selecteert neemt TravelNote de instellingen uit de klantenfiche over.

Hieronder selecteer ik reisagent Deloitte Travel en automatisch wordt optie 1 rechtstreekse doorverkoop gekozen op het dossier

Om deze instellingen per klant in te richten, zie BTW aanpassing 1 januari 2022 [BE] | Klantenfiche tabblad reisagent

Op dossierniveau kunnen we alle opties kiezen die bij deze klant zijn aangevinkt op de klantenfiche. De touroperator kan geen optie kiezen die niet is aangeduid op de klantenfiche.

4.2.2 Lay-outs

De lay-outs per touroperator moeten worden aangepast. Commissie mag niet meer op de factuur vermeld staan en de lay-outs moeten de 4 opties ondersteunen.

TravelNote contacteert hiervoor elke touroperator afzonderlijk om dit samen op te nemen.

4.2.3 Boekhouding

Wanneer optie 1 of optie 2 gekozen wordt op het dossier moet de reisagent zijn commissiefactuur bezorgen aan de TO. De touroperator moet vervolgens deze commissie inboeken in de aankoop.

De touroperator heeft 2 mogelijkheden in deze situatie:

De reisagent maakt een commissiefactuur op en bezorgt deze aan de touroperator. De touroperator boekt dit in de aankoop.
De touroperator maakt een self-billing factuur op in naam van de reisagent naar zichzelf. Hierbij wordt de factuur automatisch in de aankoop geboekt en importeert de reisagent de factuur in zijn verkoopdagboek. Opgelet: Er is een self-billing overeenkomst nodig met de reisagent alvorens de eerste self-billing factuur op te maken.

Bij optie 3 of optie 4 wordt er niet met een commissiefactuur of self-billing gewerkt.

Self-billing

U kunt bij optie 1 en optie 2 werken met self-billing. Hiervoor dient u in de klantenfiche bij de reisagent dit aan te duiden, zie BTW aanpassing 1 januari 2022 [BE] | Klantenfiche tabblad reisagent

Men wil een self-billing factuur opmaken voor onderstaand dossier met optie 2 identificatiecode:

De bruto prijs is 2000 €, hierover heeft de reisagent commissie die nog steeds wordt berekend per artikel:

Een self-billing factuur kunt u maken op het hoofdscherm. U selecteert het dossier en klikt op self-bill commissie:

U kunt in onderstaand scherm de factuurdatum en vervaldatum aanpassen. U heeft ook een overzicht van de gegeven commissies:

U kunt ook eventueel commentaar toevoegen aan de factuur.

Als u klikt ok ‘OK’ wordt de factuur opgemaakt in naam van de reisagent:

U kunt deze factuur mailen naar de reisagent. Wanneer u klikt op ‘Afdruk sluiten’ komt u terug op het hoofdscherm. Onderaan het dossier wordt de aankoop weergegeven:

U kunt de self-billing factuur ook raadplegen in uw aankoopdagboek, zie hieronder.

Om de self-billing factuur opnieuw af te drukken, selecteert u de aankoop en klikt op SelfBillInvoice:

Als u de aankoop opent, zal u zien dat de commissie correct in de aankoop is geboekt:

5. FAQ voor reisagenten

Indien u nog geen overeenkomst heeft met de touroperator is het aangeraden om optie 3 te kiezen.

Let op: Vanaf u een overeenkomst heeft, moet u deze aanpassing doorvoeren.

Wanneer er in TravelNote gekozen wordt voor optie 1 of 2, zonder inningsmandaat, dan voegen wij deze betaling automatisch toe. Indien dit op de bestelbon komt en niet correct is, heeft dit 2 redenen:

Het artikel staat op optie 1 of 2, terwijl dit optie 3 is.
Hiervoor krijgt u ook een melding bij het openen van het artikel.
Indien dit het geval is, kunt u dit oplossen door het artikel op optie 3 te plaatsen.
De leverancier staat verkeerd ingevuld.
Indien het artikel optie 1 of 2 is, controleert u best de leverancier.
De voornaamste reden waarom dit op uw bestelbon staat is omdat het vinkje inningsmandaat niet is aangevinkt in de leveranciersfiche.
Hoe dit moet vindt u hier.

Indien u de aanpassingen hebt uitgevoerd, controleert u best het artikel nog eens.

Als laatste kunt u daarna de betaling met de vermelding ‘Klant betaald rechtstreeks aan TO.’ verwijderen uit de betalingen. Dit doet u door te klikken op ‘inboeken betaling' op het hoofdscherm. U kunt de betaling selecteren en klikken op ‘Verwijderen’.

Als u hierna opnieuw het dossier afdrukt, is het probleem opgelost.

Dit is een keuze die u zelf mag maken.
U kan ervoor kiezen om een commissie rekening te maken per leverancier, of 1 commissie rekening voor alle leveranciers te gebruiken.

Ja, indien een leverancier met self-billing werkt, moet u per leverancier een specifiek verkoopdagboek aanmaken.
Daarna selecteert u deze zoals u hier ziet.
Meer info over het aanmaken van een self-billing verkoopdagboek vindt u hier.

Let op: Indien u dit verkoopdagboek niet kunt selecteren in de boekhouding van de leverancier, staat het vinkje ‘verkoopdagboek is een self-billing dagboek’ niet aangevinkt bij het dagboek.

Indien een leverancier met een innings-mandaat werkt, maakt u best per leverancier een specifieke grootboekrekening aan. Deze grootboekrekening start steeds met 499XXX en de subgroep is 49.
Daarna selecteert u deze zoals u hier ziet.
Meer info over het aanmaken van een verkoopdagboek vindt u hier.

Let op: Zorg ervoor dat het type ‘actief’ is.

6. WEBINARS

WEBINAR 6 december 2021

TravelNote heeft (met ondersteuning van Deloitte) een webinar georganiseerd omtrent deze btw aanpassing.

WEBINAR 5 januari 2022

TravelNote heeft op 5 januari in een kort uur de praktische invulling toegelicht en enkele aandachtspunten voor de komende maanden voor de boekhouding.

WEBINAR 13 januari 2022

In deze webinar hebben we het inladen van standaard artikelcodes besproken. Op aanraden van onze klanten hebben we hiervoor een stap per stap handleiding voorzien die u hieronder kunt terugvinden:

Stap per stap: Artikelcodes voor btw

WEBINAR 2 februari 2022

In deze webinar hebben we het over het facturatieproces volgens de nieuwe btw aanpassing.

WEBINAR 11 februari 2022

In deze webinar hebben we het over de betaalstromen volgens de nieuwe btw aanpassing.