Algemeen

Hieronder vindt u een algemene richtlijn die u kunt volgen bij het overbrengen van uw boekhouding naar TravelNote vanuit een ander softwarepakket.

We raden u aan dit te lezen en bij vragen ons te contacteren.

Dossiers

Bij de overdracht van dossiers in TravelNote is de facturatiedatum bepalend m.a.w. factureert u op vertrekdatum of boekingsdatum.

Dossiers gefactureerd op vertrekdatum

Dossiers die vertrekken in het nieuwe boekjaar moeten in TravelNote geboekt worden. Indien deze dossiers al ingebracht zijn in het vorige pakket dienen ze toch opnieuw te worden ingebracht in TravelNote.

Als een voorschot reeds werd gefactureerd in het vorig systeem dan dient men dit voorschot in mindering te brengen bij het ingeboekt dossier in TravelNote.

Dossiers die vertrekken in het vorig boekjaar worden afgewerkt in het oude pakket en gefactureerd op vertrekdatum in het vorige boekjaar.

Dossiers gefactureerd op creatiedatum

Bij dossiers gefactureerd op creatiedatum gebeurt de overschakeling bij de start van het nieuwe boekjaar. D.w.z. elke nieuwe boeking gemaakt in het nieuwe boekjaar wordt ingeboekt in TravelNote.

Bij deze laatste optie dienen er geen dossiers over te worden gebracht uit het vorig systeem.

Als een klant een extra artikel wenst te boeken op een dossier die niet bestaat in TravelNote (dit dossier is gecreëerd en gefactureerd in het vorige boekjaar) dan dient u een nieuw dossier te maken met enkel dit extra artikel.

Verkopen

In het vorig software pakket moeten alle facturen worden gefactureerd in het oude boekjaar. Het is belangrijk dat er niets is gefactureerd in uw vorig systeem voor het nieuwe boekjaar. 

Bij TravelNote moeten alle facturen gefactureerd worden in het nieuwe boekjaar. Het is belangrijk dat in TravelNote niets is gefactureerd in het vorig boekjaar.

Aankopen

Aankoopfacturen worden ingeboekt per boekingsdatum (of bij ontvangst).

Aankoopfacturen ontvangen in het nieuwe boekjaar worden ingeboekt in TravelNote. Aankoopfacturen ontvangen in het oude boekjaar worden ingeboekt in uw vorig systeem.

Na de laatste btw-aangifte van uw vorig boekjaar mag u geen aankopen meer inboeken in uw vorig pakket.

Financieel

Het financieel dient u in te geven tot de laatste dag van uw vorig boekjaar in het ander softwarepakket. 

Als een klant betaalt voor een dossier aanwezig in TravelNote, boekt u het in op deze klant en geeft u bij commentaar het dossiernummer in van TravelNote.

Vanaf de eerste dag van het nieuwe boekjaar dient u het financieel in te boeken in TravelNote.

Betaalmethodes

In TravelNote wenst u bij overgeboekte dossiers uit uw vorig systeem aan te geven of een betaling is ontvangen.

Hiervoor dient u een betaalmethode te creëren 'Betalingen vorig systeem'. Betaalmethodes aanmaken kunt u via volgende link Aanmaken betaalmethodes. 

Bij deze betaalmethode 'Betalingen vorig systeem' dient u aan te geven 'Buiten boekhouding'. Deze methode zorgt ervoor dat deze betalingen niet in uw boekhouding zullen terecht komen en enkel geregistreerd staan op het dossier.

Vervolgens kunt u deze betaalmethode selecteren bij Inboeken betaling bij het dossier.

Vanaf het nieuwe boekjaar dient u dan de andere betaalmethodes te gebruiken die werden ingesteld tijdens de opleiding.

Openingsbalans

Wanneer uw vorig boekjaar is afgesloten beschikt u over:

• Een eindbalans van uw grootboekrekeningen
• Een eindbalans van uw klanten
• Een eindbalans van uw leveranciers

Deze eindbalans dient geïmporteerd te worden in TravelNote. Hiervoor dient de klant voor elke eindbalans een excel te bezorgen aan onze support.

TravelNote leest deze excel in zodat de cijfers op het einde van uw vorig boekjaar exact overeen komen met de cijfers aan het begin van uw nieuw boekjaar.

Na importatie van deze beginbalans zal u dan ook de klanten en leveranciers volledig kunnen afpunten in TravelNote.