Beheren van het interne bankdagboek

Inhoud

Locatie

Deze module laat u toe de interne bankdagboek te beheren. Hier kunt u de geboekte betalingen verder beheren die in meeste gevallen gebeurd zijn via een overschrijving of een creditcard (via bankrekeningen).

Uw intern dagboek vindt u onder het tabblad: Financieel > Intern bankdagboek

Algemeen

Wanneer u op de knop Zoeken klikt, dan zal u een overzicht krijgen van alle transacties die hebben plaatsgevonden op de bankrekeningen. U kunt ook gedetailleerder zoeken aan de hand van de zoekvelden bovenaan. U kunt zoeken op begin- en einddatum, type, rekening, betalingsmiddel en dossiernummer. Om te zoeken op deze criteria moet u op de knop Zoeken klikken.

U kunt een betaling boeken aan de hand van de knop Toevoegen en een betaling verwijderen aan de hand van de knop Verwijderen (wanneer u een betaling hebt geselecteerd).

Aan de hand van de knop Sluiten kunt u terugkeren naar het hoofdscherm.

Waarom een intern dagboek?

Het concept van een intern bankdagboek werd bedacht voor de kantoren waarbij de bedienden die werken met de software niet de rechten hebben om de bankuittreksels in te boeken. Wanneer een persoon binnen het kantoor bij boeking zijn voorschot betaald met een bankkaart, dan kan de gebruiker dit onmiddellijk registreren waardoor de betaling ook vermeld staat op de bestelbon.

Een betaling boeken

Wanneer u een betaling wilt boeken, dan kunt u allerlei parameters instellen in volgend venster:

Uiteraard moet u de boekingsdatum, de bankrekening, betaalwijze en het bedrag zelf ingeven. U heeft ook de mogelijkheid referenties, de nodige commentaar en het rekeningafschrift in te geven indien dit nodig zou zijn.

Als u hiervan een bewijs wenst, dient u Afdrukken Bewijs aan te vinken.

Belangrijk!

Indien er een betaling moet gedebiteerd worden (bv: creditnota), dan moet u bij het bedrag een plusteken plaatsen.

Klik steeds op Ok om het scherm te verlaten en de gegevens te bewaren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.

Werking van het intern bankdagboek

Bij boeking van een betaling rechtstreeks op het dossier (betaling kaart, …), dan zal deze betaling opgenomen worden in het interne bankdagboek en zal gekoppeld worden aan het betreffende dossier. U ziet de betaling dan ook staan ter hoogte van de betalingen onder de lijst met dossiers.
Bij boeking van een betaling via de bankuittreksels: deze betaling zal ook opgenomen worden in het interne bankdagboek en zal gekoppeld worden aan het betreffende dossier. U ziet de betaling dan ook staan ter hoogte van de betalingen onder de lijst met de dossiers. Het grote verschil met het boeken van een betaling rechtstreeks op het dossiers is dat deze betaling een bestaande betaling die rechtstreeks werd geboekt op het dossier kan vervangen.

Er zijn dus in feite twee niveau’s in TravelNote wat betreft betalingen die ontvangen werden via de bank. Enerzijds zijn er de boekingen die rechtstreeks werden geboekt op de dossiers. Anderzijds zijn er de boekingen die zijn binnengekomen via de bankuittreksels en die ook worden opgenomen in het interne bankdagboek maar ook aanwezig zijn in het officiële bankdagboek dat doorgaat naar de boekhouding. Bij het inboeken van een uittreksel heeft u de mogelijkheid om een betaling te koppelen aan een reeds bestaande betaling die rechtstreeks werd geboekt op het dossier en deze dan automatisch vervangt