Afsluiten van de kas

Inhoud

Algemeen

TravelNote is voorzien van een intern kasdagboek. Alle verrichtingen die u uitvoert welke betrekking hebben op de kas komen eerst hierin terecht en zitten nog niet in de boekhouding zelf. Bijvoorbeeld een klant die contant zijn dossier komt betalen, maar ook geld dat u uit de kas haalt wordt verwerkt in het intern kasdagboek.

Het interne kasdagboek dient op een regelmatige basis te worden afgesloten.

Let op!

De kas dient minimaal 1x per maand te worden afgesloten! Dit mag echter ook wekelijks gedaan worden en bij sommige kantoren wordt dit zelfs dagelijks gedaan.

De kasverrichtingen (sinds de laatste kas afsluiting) worden pas dan doorgestuurd naar het financieel kasdagboek en komen dan pas zichtbaar in de boekhouding zelf.
Zodra één of meerdere verrichtingen zijn doorgestuurd, kunnen deze niet meer weer verwijderd worden. Een correctie zal dan gemaakt moeten worden.

Afsluiting kas

Het afsluiten van de kas doet u via Financieel - Afsluiten kas. Het volgende venster verschijnt,

(klik voor grotere weergave)

In het scherm dat nu verschijnt heeft u als eerste de mogelijkheid om een kas telling te doen ter controle. Maar dit is niet noodzakelijk voor het afsluiten van de kas.
De telling kunt u doen door het aantal munten en briefgeld te tellen en op te geven in de desbetreffende vakken.
Onderin komt dan een totaal bedrag van de telling.

Als u de kas gaat afsluiten zijn er een tweetal datums van belang welke u naar wens kunt aanpassen,

Transactie opnemen waarvan de datum <= Hier kunt u een datum opgeven tot en met welke datum alle verrichtingen mee moeten worden genomen.
Datum financieel document: Bij iedere afsluiting wordt er een financieel document aangemaakt met een bepaalde datum. Hiermee kunt u dus zelf bepalen in welke periode de transacties terecht dienen te komen.

Suggestie

Vaak is de datum van het financieel document hetzelfde als de datum van de transacties. Bijvoorbeeld, u wilt de kas nog afsluiten van afgelopen zaterdag (het is vandaag maandag). Stel dan beide datums in op die zaterdag. Alle transacties tot en met die zaterdag worden dan meegenomen en de datum van het financieel document komt dan ook overeen met die zaterdag.

Kassa kiezen welke dient te worden afgesloten: U kunt in het venster hieronder een keus maken uit alle kassa's of als u meerdere kassa's heeft dit ook één voor één selecteren en afsluiten.

Nadat u een eventuele kas telling heeft gedaan, de datums correct heeft gekozen en aan heeft gegeven welke kassa's u wenst af te sluiten klikt u vervolgens op Afsluiten en ventileren kas.
Op dat moment worden de kasverrichtingen definitief geboekt in het financieel dagboek.

Indien u geen afsluiting wenst te doen, dan klikt u op Annuleren en keert u terug naar het hoofdscherm.