Verwerken domiciliaties/incasso klanten

Inhoud

Algemeen

TravelNote beschikt over een domiciliëringsmodule, met deze module kunt u de facturen voor gedomicilieerde klanten automatisch debiteren. Hierbij wordt een SEPA-bestand aangemaakt die u met één klik in uw bank kunt inladen.

Locatie

Als de domiciliëringsmodule is geactiveerd, kunt u deze terugvinden onder het tabblad Financieel > Verwerken domiciliatie 

Basisinstellingen voor uw bedrijf

Vooraleer u de domiciliëringsmodule kunt gebruiken, zal u eerst de nodige gegevens moeten invullen.

Dit kunt u doen onder het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Onder het tabblad Parameters dient u het nummer + rekeningnummer van u, de schuldeiser, in te vullen:

Vervolgens ziet u deze gegevens terug bij Financieel > Verwerken domiciliatie :

Hierbij dient u de volgende velden te controleren en/of aan te vullen:

• Oud schuldeisernr: Het oude schuldeisernummer voor oude DOM80 domiciliëringen. Indien de klant nog niet met SEPA werd gedomicilieerd, kan deze automatisch op B2C worden overgeplaatst door dit nummer.
• IBAN: Het rekeningnummer waarop de domiciliëringen plaatsvinden.
• BIC: Bijhorend BIC nummer bij de gebruikte IBAN voor domiciliëringen.

Bij het sluiten van het scherm worden al deze instellingen automatisch opgeslagen, zodat u deze niet telkens opnieuw dient in te vullen.

Instellingen voor gedomicilieerde klanten

Als u een klant wenst te domiciliëren, moet u in zijn klantenfiche de volgende gegevens éénmalig invullen:

• 'Klant is reisagent' moet aangevinkt zijn. De reisagenten zullen hoofdzakelijk de gedomicilieerde zijn.
• 'Klant is gedomicilieerd' moet aangevinkt zijn. Op basis hiervan zal u de facturen van de klant automatisch kunnen domiciliëren.
• Domiciliatienummer: De unieke referte voor het mandaat tussen de schuldeiser en de klant. Indien een nieuwe klant, kunt u bijvoorbeeld het klantnummer invullen als unieke referte.
• Datum contract SEPA: Datum van ondertekening van het contract.
• IBAN nummer moet ingevuld worden.
• BIC nummer moet ingevuld worden.

Automatisch domiciliëren

Als uw gegevens en gedomicilieerde klanten zijn ingevuld kunt u nu automatisch domiciliëren. 

Ten eerste zal u uw domiciliaties moeten aanmaken.

Via de knop Lijst aanmaken haalt u alle facturen op voor gedomicilieerde klanten (facturen die nog niet gedomicilieerd werden).

Indien nodig kunt u ook extra filters meegeven zoals vertrekdatum, creatiedatum, vervaldatum, klant,...

Vervolgens krijgt u de domiciliëringen te zien.

Hierbij kunt u nog de volgende zaken aanpassen:

• Het SEPA type: B2B of B2C.
• De gewenste domiciliëringsdatum.
• U kunt indien nodig domiciliaties links afvinken, Alles selecteren of Alles deselecteren.
• U kunt van een te domiciliëren factuur het bedrag wijzigen.
• U kunt van een te domiciliëren factuur het type wijzigen. Er zijn namelijk 2 types bij SEPA: First (FRST) is de eerste domiciliëring en Recurrent (RCUR) zijn alle volgende domiciliëringen.

Vervolgens klikt u op Domiciliatie aanmaken en verschijnt er een print van de uit te voeren domiciliëringen.

Na deze print, kunt u het SEPA bestand opslaan:

Dit SEPA-bestand moet u opladen in uw bank en de domiciliëringen worden automatisch uitgevoerd.

Uitgevoerde domiciliëringen raadplegen

Alle uitgevoerde domiciliëringen worden in ons systeem bijgehouden en kunnen eveneens geraadpleegd worden in de domiciliëringsmodule:

Indien één of meerdere domicilliëringen werden geweigerd, kunt u deze selecteren en kiezen voor Domiciliatie(s) terugplaatsen.

Nu zal de domiciliëring terug in het overzicht van de uit te voeren domiciliëringen komen.

SEPA-betaling verwerken in de coda module

Als de SEPA-betaling binnenkomt op uw bank, wordt dit meestal weergegeven in één lijn op uw rekeningafschrift.

Indien u de coda module heeft, heeft u nu de mogelijkheid om deze totaalbetaling onmiddellijk op te splitsen in de verschillende gedomicilieerde bedragen en moet dit niet meer manueel gebeuren.

Hiervoor dient u het vinkje Verwerk groepen betalingen/domiciliaties aan te vinken voor u de coda verwerkt: