Beheren van het interne kasdagboek

Inhoud

Locatie

Deze module laat u toe het intern kasdagboek te raadplegen en te beheren. U vindt hier alle cash betalingen per kassa vooraleer verwerkt te worden in de boekhouding.

Het intern kasdagboek vindt u onder het tabblad: Financieel>Intern kasdagboek

Algemeen

Bij het klikken op de knop Zoeken, krijgt u een overzicht van alle kassa transacties.

U kunt gedetailleerder zoeken aan de hand van de zoekvelden bovenaan. U kunt zoeken op:

Begin- en einddatum
Kassa (algemene kassa, individuele kassa of alle kassa’s)
Sortering (oud → nieuw; nieuw -> oud)
Dossiernummer
Bedrag

U kunt een betaling toevoegen met de knop Toevoegen of verwijderen met de knop Verwijderen (wanneer u een betaling heeft geselecteerd).

Bij de volgende kolommen vind u deze informatie terug:

Kolom V: als deze kolom is aangevinkt, betekent dit dat de kaslijn geventileerd is naar een externe boekhoudpakket.
Kolom A: als deze kolom is aangevinkt, betekent dit dat de lijn is afgesloten en doorgeboekt naar de boekhouding in TravelNote. U kunt bij afsluiting de lijn niet meer aanpassen.

Onderaan het kasdagboek vindt u steeds het actuele eindsaldo terug van de aangeduide kassa(‘s):

Nieuwe kassa toevoegen

Bij het tabblad Administrator klikt u op “Basisbestanden”, bovenaan kiest u in het selectie vak basisbestand Kassa’s.

Hier kunt u alle kassa’s raadplegen voor uw bedrijf. U kunt een kas toevoegen.

Nadat een nieuwe kassa is aangemaakt kan de administrator aanduiden wie welke kas mag gebruiken.

Daarvoor gaat de administrator naar het tabblad Administrator naar “Beheer gebruikers”:

U ziet alle gebruikers van uw bedrijf. Elke gebruiker kunt u wijzigen.

Bij de gebruiker kunt u de standaard kassa selecteren. Indien deze gebruiker enkel toegang mag krijgen tot zijn eigen kassa moet het vinkje Enkel toegang tot eigen kas worden aangevinkt.

Extra kassa's: Indien de gebruiker toegang heeft tot meerdere kassa's kunt u dit hierin aanvinken.

Beginsaldo toevoegen

Bij de opstart met TravelNote dient u het beginsaldo in te geven in het intern kasdagboek.

U gaat naar het tabblad Financieel en klikt op de knop Intern kasdagboek.

U voegt een nieuwe lijn toe in het intern kasdagboek:

U geeft aan dat het een beginsaldo betreft en kiest de juiste rekening.

In België moet rekening 58- ‘Geldtransferten’ (in de 580000) gebruikt worden grootboekrekening. In Nederland moet rekening 12- ‘Kruisposten’ (in de 1200) gebruikt worden als grootboekrekening.

Als de rekening 580000 niet kan gekozen worden om het beginsaldo in te brengen; dient deze eerst aan te passen in het rekeningplan:

Boekhouding > Beheer rekeningplan > 580000 selecteren & wijzigen > Rekening mag gebruikt worden in de kas

Kasbetaling inboeken

U gaat naar het tabblad Financieel en klikt op de knop Intern kasdagboek. Opgelet dit zijn geen cashbetalingen van een klant voor een dossier, deze voegt u toe op een dossier via Betalingen inboeken.

U voegt een nieuwe lijn toe in het intern kasdagboek:

U krijgt volgend scherm en kan onderstaande velden invullen:

Boekingsdatum: Datum betaling
Referentie: vrije tekst, enkele voorbeelden: colruyt, post, enz.
Kassa : Keuze van kassa indien meerdere kassa's aanwezig
Betaalwijze: Cash
Commentaar: extra tekst ter verduidelijking
Bedrag: in euro. Indien een negatief bedrag moet je voor het bedrag een minteken plaatsen. (Het vergrootglas dient om een wisselkoers te selecteren)
Type: type betaling: klant, leverancier of rekening
- bij keuze klant kunt u bij Nummer de klant selecteren
- bij keuze leverancier kunt u bij Nummer de leverancier selecteren
Afdrukken Bewijs: Wanneer u dit aanvinkt kunt u een betalingsbewijs afdrukken.

U heeft onderaan enkele knoppen die doorverwijzen naar:

Klanten: zie Beheer klanten
Leveranciers: zie Beheer van de leveranciers
Rekeningen: zie Beheer van het rekeningplan

Deze dienen om informatie op te zoeken of een nieuwe rekening, klant, leverancier toe te voegen.

Klik op Ok om de cash betaling te registreren of Annuleren om het scherm te verlaten zonder de wijzigingen uit te voeren.

Kassa transfer geld van/naar bank

Als u een transfert van de kassa naar de bank dat geeft u dit zo in:

Cash geld van de kas naar de bank boeken: negatief bedrag ingeven als betaling op type rekening.

Cash geld van de bank boeken naar de kas: positief bedrag ingeven als betaling op type rekening.

In België moet rekening 58- ‘Geldtransferten’ (in de 580000) gebruikt worden grootboekrekening. In Nederland moet rekening 12- ‘Kruisposten’ (in de 1200) gebruikt worden als grootboekrekening.