Aanmaken SEPA betaalbestand leveranciers
- kelly.floree
Inhoud
Algemeen
TravelNote beschikt over een betalingsmodule voor de leveranciers. Met deze module kunt u de ingeboekte aankoopfacturen van leveranciers automatisch betalen en moet u de betalingen niet manueel invoeren in de bank.
Er wordt een SEPA-bestand aangemaakt die u met één klik in uw bank kunt inladen.
Het doel van deze module is de foutmarge en het manueel werk verminderen.
Locatie
U kunt de betaalmodule leveranciers terugvinden onder het tabblad Financieel > Verwerken SEPA > Betalingen leveranciers
Basisinstellingen per bedrijfsfiche
Vooraleer u de betalingsmodule kunt gebruiken, moet u éénmalig enkele basisgegevens invullen.
Dit doet u onder het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Onder het tabblad Parameters dient men bij Parameters SEPA volgende gegevens in te vullen:
- Nummer schuldeiser: Enkel voor de SEPA domiciliering klanten en hoeft u niet in te vullen.
- Rekeningnummer schuldeiser: Enkel voor de SEPA domiciliering klanten en hoeft u niet in te vullen.
- Export directory leveranciers: Dit is de locatie waar alle SEPA en betaaloverzichten (excel) worden bijgehouden.
- Mailtekst betaling aan leveranciers. Bij het aanmaken van een groepsbetaling voor een leverancier kunt u een betaaloverzicht mailen naar uw leverancier. Hierbij kunt u een standaard mailtekst voorzien.
Instellingen voor leveranciers
Als u een leverancier via een automatisch betaalbestand wenst te betalen, moet u in zijn leveranciersfiche de volgende gegevens éénmalig invullen:
- SEPA moet aangevinkt zijn.
- SEPA referentie: De unieke referte voor alle betalingen tussen de leverancier en de betaler. U kunt bijvoorbeeld de leveranciersnaam of het leveranciersnummer invullen als unieke referte.
- IBAN nummer moet ingevuld worden.
- BIC nummer moet ingevuld worden.
Automatisch betalen
Als uw bedrijfsgegevens en leveranciers zijn aangevuld kunt u automatisch betalen. Via locatie (zie hierboven) gaat u naar Betalingen leveranciers.
U kunt bijvoorbeeld wekelijks één betaalbestand aanmaken om alle aankoopfacturen die gaan vervallen te betalen.
Bij het opstarten worden de volgende parameters weergegeven:
- SEPA format: Het sepa formaat die u moet inladen bij de bank.
- IBAN: IBAN van uw eigen bankrekening waar de betaling wordt uitgevoerd.
- BIC: BIC van uw eigen bankrekening waar de betaling wordt uitgevoerd.
- Betaaldatum: Datum waarop de betaling wordt uitgevoerd in de bank.
- Export directory: Map waar de SEPA bestanden en betaaloverzichten opgeslagen worden.
Wanneer alle parameters correct staan kunt u de betalingen ophalen.
U geeft één of meerdere filters mee en klikt op de knop Lijst aanmaken.
TravelNote genereert vervolgens een overzicht van alle te betalen leveranciers. Als u op de leverancier klikt, ziet u onder de leverancier een detail van al zijn facturen.
Foutieve gegevens
Wanneer een leverancier niet is aangevinkt is dit omdat een gegeven (IBAN, BIC, referte,...) in de leveranciersfiche ontbreekt.
Bij de facturen kunt u volgende zaken aanpassen:
- U kunt van een factuur het te betalen bedrag wijzigen.
- U kunt voor een specifieke factuur commentaar invoegen. Dit is handig als u bijvoorbeeld een factuur verrekent met een creditnota en dit wil vermelden.
Als u alle leveranciers hebt overlopen klikt u op Betalingsmail versturen. Er wordt voor elke leverancier een mail aangemaakt met een betaaloverzicht in bijlage:
Tot slot maakt u het SEPA bestand aan door te klikken op Aanmaken SEPA doc.
TravelNote vraagt u om het SEPA bestand op te slaan:
Dit SEPA-bestand dient u op te laden in uw bank en de betalingen worden automatisch uitgevoerd.
Uitgevoerde betalingen raadplegen
Alle uitgevoerde betalingen worden bijgehouden en kunt u raadplegen bij het tabblad 'Uitgevoerde betalingen raadplegen':
Indien één of meerdere betalingen niet is uitgevoerd, kunt u deze selecteren en kiezen voor Betaling(en) terugplaatsen. Deze factuur komt terug in het overzicht van de uit te voeren betalingen en kunt u opnieuw betalen.
SEPA betaling verwerken in de E-banking module
Als de SEPA betaling binnenkomt op uw bank wordt dit weergegeven in één lijn op uw bankafschrift.
U kan in TravelNote deze groepsbetaling uitsplitsen naar de betreffende leveranciers. Hiervoor dient u het vinkje Verwerk groepen betalingen/domiciliaties aan te vinken voor u het bankafschrift verwerkt:
