Financiële rappels versturen

Inhoud

Locatie

De financiële rappels kunt u terugvinden onder het tabblad Financieel > Rappels

Algemeen

In TravelNote kunt u financiële rappels versturen voor vervallen openstaande facturen, dit kan manueel per klant of automatisch voor alle klanten.

Basisinstellingen voor uw bedrijf

Voordat u de rappels kunt gebruiken dient u eerst enkele basisgegevens in te vullen.

Dit kunt u doen onder het tabblad Administrator > Bedrijfsfiche bewerken. Onder het tabblad Rappelbeheer dient u de volgende gegevens in te vullen:

• Leverancier rappelkosten. Hierbij bent u als kantoor zelf de leverancier. U dient dus uw kantoor als leverancier aan te maken.
• Grootboekrekening rappelkosten. Op welke grootboekrekening moeten deze kosten geboekt worden (omzetrekening)
• Mail onderwerp. Hier vult het onderwerp in welke in uw e-mail dient te verschijnen.
• Mail tekst. Hier vult u de tekst in welke moet getoond worden als tekst in uw e-mail.
• Betalingsverzoek die wordt afgedrukt op de rappel. Deze tekst wordt uiteindelijk geprint op de rappel zelf.

 Omschrijving rappelkosten en aantal dagen zijn niet van toepassing op de financiële rappel.

Automatisch financiële rappels versturen

Als uw basisgegevens ingesteld zijn, kunt u nu financiële rappels versturen onder het tabblad Financieel > Rappels

U kiest voor het tabblad Automatisch bij financiële rappels.

U kunt in dit tabblad een lijst aanmaken met een overzicht van alle klanten waarvan de betalingstermijn is verstreken.

Voor u deze lijst aanmaakt dient u:

• De klanten te hebben afgepunt.
• Het aantal dagen na de laatste rappel opgeven waarop de volgende rappel mag verzonden worden, dit is standaard 14 dagen.
• De vervaldatum van de facturen opgeven, dit is standaard de datum van vandaag.

Als deze drie zaken zijn ingevuld, kunt u klikken op de button Lijst aanmaken.

Als de lijst is aangemaakt, verschijnt een overzicht van alle openstaande en vervallen klanten met hun openstaande dossiers en facturen, het vervallen bedrag, de nummers van de rappels (eerste, tweede of derde rappel) en de rappelkost.

Bij deze overzichtslijst kunt u elke klant aan- of uitvinken. Door het uitvinken van een klant zal deze niet mee worden genomen bij het versturen van de rappel.
Klanten die geen e-mailadres hebben of klanten die niet zijn afgepunt, worden automatisch uitgevinkt.

Indien u een klant wenst te controleren, moet u de klant selecteren en kunt u naar zijn afpuntingen gaan via de knop Afpuntingen.

Via de knop Afdrukken kunt u een voorbeeld rappel afdrukken voor de geselecteerde klant.

Als de klanten correct zijn aangevinkt, kunt u, indien nodig, het onderwerp en de inhoud van de e-mail aanpassen:

Hierna kunt u de instellingen voor de automatische rappel nazien en/of aanpassen:

• Via Outlook: De rappels worden altijd via Outlook verzonden, zodat u in het bezit bent van een geldig (verzend)bewijs.
• Automatisch versturen: De rappels worden automatisch verstuurd via Outlook en u hoeft niet meer te klikken op versturen in Outlook zelf. De eerste maal raden wij u aan dit niet aan te vinken en manueel te doen voor enkele klanten.
• Facturen als bijlage toevoegen: De openstaande facturen worden automatisch als bijlage in de mail toegevoegd.
• Leesbevestiging vragen: Via Outlook kunt u een bevestiging ontvangen als de klant de mail heeft gelezen.
• Bedrijf in C.C. plaatsen (ter controle) : U kunt uw bedrijf in CC plaatsen als controle voor ontvangst van de e-mail.
• Toevoegen van handtekening: Uw Outlook handtekening wordt automatisch toegevoegd onderaan de inhoud van de e-mail.
• Kosten toevoegen: U kunt herinneringskosten toevoegen aan de vervallen facturen en kunt deze herinneringskosten per type rappel (eerste, tweede of derde) instellen.
• Afdruk Header: U kunt uw bedrijfsgegevens in de header uitvinken op de rappel.

Als deze zaken zijn ingesteld, kunt u klikken op versturen en worden alle rappels automatisch verstuurd naar de aangevinkte klanten:

Indien u Automatisch versturen niet heeft aangevinkt, krijgt u een nieuwe opgemaakte e-mail in Outlook ter controle.

Dit met uw opgemaakte tekst en in bijlage de rappel en openstaande factuur/facturen:

Voorbeeld van de rappel

Manueel financiële rappel versturen

Manueel een rappel versturen kunt u terugvinden onder het tabblad Financieel > Rappels

U kiest voor het tabblad Manueel bij financiële rappels.

Als u klikt op de knop zoeken worden alle vervallen klanten getoond.

U kunt een klant selecteren en toevoegen aan de lijst van geselecteerde klanten:

Vervolgens kunt u:

• De vervaldatum opgeven.
• Afdruk van de header uitvinken, als u bijvoorbeeld afdrukt op briefpapier.

Met de knop Afdrukken kunt u de rappel afdrukken:

Met de knop Email kunt u de rappel en bijhorende facturen naar de klant e-mailen: